在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的时代已悄然降临。在当前经济环境下，企业在财务档案管理领域面临着重重挑战。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其卓越的技术与服务，为众多企业带来了有效的解决办法。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思如何助力企业完成财务档案管理的流程优化改善。
客户背景：传统管理困境待解
好想你健康食品股份有限公司自1992年创立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业规模庞大，拥有1000 +员工、400 +全国门店数、18家归档主体、2W +零售网点以及3.6W +的年凭证数。
然而，在财务档案管理方面，好想你遭遇了诸多棘手的问题。
首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这不仅极大地消耗了人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，严重影响工作效率。
其次是查找缓慢。纸质档案受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，可能花费数小时甚至数天的时间才能找到所需的档案。这对于企业的日常运营和决策来说，无疑是一个巨大的阻碍。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要配备专业的管理人员进行维护和管理。这不仅增加了企业的空间成本，还增加了人力成本。
最后是合规问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。随着信息技术的不断发展，电子文件的安全性和完整性越来越受到重视，纸质档案管理已经难以适应时代的发展需求。
解决方案：创新策略流程优化改善
合思针对好想你面临的这些问题，制定了一套针对性的解决方案，助力企业实现财务档案管理的流程优化改善。
– 打破数据壁垒实现便捷利用
合思通过先进的技术手段，打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的信息。在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，这不仅效率低下，而且容易出现信息错误。而合思的解决方案，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所有相关信息，大大提高了工作效率。
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自动组装提升审计效率
合思的解决方案实现了档案的自动组装，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子数据的一致性，这不仅增加了审计的难度和成本，而且容易出现审计漏洞。而合思的解决方案，让审计人员可以更加高效地进行审计工作，大大提升了审计效率。 -
实物高效管理精准定位
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。查阅者在查询电子档案时，可以快速定位实物档案的位置。在传统的档案管理模式下，实物档案的存放和查找往往比较困难，容易出现档案丢失和损坏的情况。而合思的解决方案，让实物档案的管理更加高效和精准，大大减少了档案管理的成本和风险。
成果展示：显著效益见证流程优化改善
合思的解决方案为好想你带来了显著的收益，充分体现了流程优化改善的效果。
在人力耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的归档和查找工作，现在通过合思的解决方案，只需要少量的人力就可以完成。这不仅节省了企业的人力成本，还提高了员工的工作效率和工作满意度。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以更加快速地接收和处理各部门的档案信息，提高了企业的整体运营效率。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。借阅者可以更加快速地借到所需的档案，同时也方便了档案的归还和管理。
在成本方面，预计每年可以减少综合成本20万元。这对于企业来说，是一笔不小的节省。通过流程优化改善，企业可以将节省下来的资金投入到其他更有价值的项目中，提高企业的竞争力。
未来展望：持续赋能企业免费试用开启
合思为好想你提供的电子会计档案解决方案，成功解决了其财务档案管理的痛点，实现了降本增效，完成了流程优化改善。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思。合思将帮助您的企业实现财务档案管理的流程优化改善，让有限的资源发挥出更大的价值。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身体验合思带来的便捷与高效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
