在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。尤其是在出差报销数字化的大趋势下，如何高效管理财务档案成为众多企业关注的焦点。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效，同时推动出差报销数字化进程的。
红枣巨头：好想你企业风采
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗在红枣行业闪耀的明星。它诞生于1992年，历经岁月的沉淀与磨砺，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，彰显着强大的品牌影响力。公司拥有1000 + 员工，在全国开设了400 + 门店，业务版图不断拓展。然而，随着企业规模的扩大，财务档案管理难题逐渐浮现，出差报销数字化的需求也日益迫切。
档案困境：传统管理痛点凸显
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多痛点，严重阻碍了出差报销数字化的进程。
– 归档之难
财务归档工作犹如一场耗时耗力的持久战。财务人员需要花费大量时间来确认单据等的一致性，每一张单据都需要仔细核对，确保信息准确无误。而且，纸质档案易遗失，一旦重要档案丢失，将会给企业带来巨大的损失。这不仅增加了工作的复杂性，也影响了出差报销数字化的效率。
– 查找之慢
纸质档案受时空限制，就像被禁锢在牢笼中的鸟儿，无法自由飞翔。当需要调阅档案时，往往不能实时获取，需要花费大量时间在堆积如山的档案中寻找。这在急需档案进行出差报销审核等工作时，严重影响了工作的及时性，也不利于出差报销数字化的推进。
– 成本之高
大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这无疑增加了企业的运营成本，使得出差报销数字化的成本也相应提高。
– 合规之虞
纸质档案管理办法在保证电子原文件长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。随着企业数字化程度的不断提高，电子文件的安全性和合规性成为重要问题。如果不能妥善管理电子文件，可能会面临合规风险，影响出差报销数字化的顺利实施。
合思妙方：精准破局财务难题
面对好想你在财务档案管理和出差报销数字化方面的困境，合思提供了一套全面而有效的解决方案。
– 打破壁垒 数据同源
合思打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以便捷地利用数据，一键联查相关信息。在出差报销数字化过程中，财务人员可以快速获取出差相关的费用数据、审批信息等，大大提高了工作效率。
– 自动组装 审计便捷
合思的解决方案实现了自动组装档案，为内外审计提供了便利。审计以档案数据为标准，能够快速准确地进行审计工作，提升了审计效率。在出差报销审计中，能够快速审查报销的合规性，确保出差报销数字化的准确性和合规性。
– 实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子与实物的匹配。通过查询电子档案，就可以定位实物档案的位置。这在出差报销相关实物单据管理中，方便了档案的查找和管理，提高了出差报销数字化的管理水平。
实施之路：系统落地步步为营
虽然文档未详细提及好想你实施合思档案系统的具体过程，但整体合思档案系统具备智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。我们可以推测好想你实施过程可能涉及以下步骤。
– 系统接入
首先，企业需要将合思档案系统接入现有的业务系统，实现数据的互联互通。这就像是搭建一座桥梁，让不同的系统能够相互交流，为出差报销数字化奠定基础。
– 数据采集
通过外部生态OCR识别、内部系统EAI插件等方式，合思档案系统可以智能采集相关数据。在出差报销数字化中，能够自动采集出差费用发票、审批流程等数据，提高数据采集的准确性和效率。
– 规则配置
根据企业的实际需求，对合思档案系统进行规则配置。例如，设置出差报销的审批规则、档案分类规则等。这使得系统能够更好地适应企业的业务流程，实现出差报销数字化的个性化管理。
显著成效：降本增效成果斐然
合思的解决方案为好想你带来了显著的成果和效益，有力地推动了出差报销数字化进程。
– 时间大减
方案实施后，人工耗时大幅减少。在财务归档工作中，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到出差报销数字化等更有价值的工作中。
– 成本骤降
预计企业每年可减少综合成本20万元。这不仅降低了企业的运营成本，也为出差报销数字化提供了更多的资金支持，使企业能够更好地推进数字化转型。
客户赞誉：合思方案备受认可
虽然文档未提及好想你具体的评价反馈，但从云海肴CFO的观点可以侧面反映出合思档案系统的优势。使用合思档案后，企业能够实现凭证资料的电子存储检索，节省管理成本，落地精细化运营财务中台，达成业财融合，合规降本。这也为出差报销数字化提供了有力的支持，使企业在出差报销管理方面更加高效、合规。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务档案管理和出差报销数字化是企业提升竞争力的重要环节。如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的财务数智化解决方案，推动出差报销数字化进程，让有限的资源发挥出更大的效益。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用我们的产品，开启企业出差报销数字化的新篇章。
