在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以势不可挡之势迅猛推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在此背景下，企业对于财务数智化转型的需求变得愈发迫切。满足财务合规要求，实现高效、精准、安全的财务档案管理，成为众多企业亟待解决的重要问题。
合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其卓越的技术实力和丰富的行业经验，推出了电子会计档案管理平台——合思档案。该平台已成功助力众多企业突破财务档案管理的困境，下面就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案的强大功能和显著成效。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借卓越的产品品质和强大的市场竞争力，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了公司前进道路上的一大难题。满足财务合规要求，确保档案管理的准确性和安全性，是好想你面临的重要挑战。
在传统的纸质档案管理模式下，归档工作犹如一场耗时耗力的持久战。财务人员需要花费大量时间仔细核对单据、发票、回单和凭证的一致性，每一个细节都容不得半点马虎。即便如此，档案遗失的风险依然难以避免，一旦出现档案丢失的情况，不仅会给财务工作带来极大的困扰，还可能影响到公司的财务合规要求。
纸质档案的查找更是让人头疼不已。在堆积如山的档案中寻找所需文件，如同大海捞针，往往需要耗费大量的时间和精力。而且，由于无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找，在面对紧急的财务审计或查询需求时，公司常常陷入被动局面，难以快速响应，这显然无法满足财务合规要求。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。为了存放这些档案，公司需要租赁专门的仓库，配备专人进行管理。而且，纸质档案的保存还面临着诸多风险，如受潮、虫蛀、火灾等，这些都可能导致档案损坏或丢失，严重影响公司的财务合规要求。
同时，传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。随着信息技术的飞速发展，电子文件的格式和存储方式不断更新，如果不能及时采取有效的措施进行管理和维护，电子文件很可能会因为技术过时或存储设备损坏而无法读取，从而影响公司的财务合规要求。
合思档案的精准破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的团队和先进的技术，为公司量身定制了一套全面、高效的解决方案，以满足财务合规要求。
- 打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了传统财务档案管理中数据分散、信息孤岛的局面，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等各类财务数据进行整合，建立了统一的数据平台。财务人员只需轻轻一键，即可实现各类数据的联查，大大提高了工作效率。
在实际操作中，当财务人员需要查询某笔业务的相关信息时，只需输入关键词或条件，系统即可快速定位到相关的单据、发票、回单和凭证，并将它们关联展示在同一界面上。这样，财务人员无需在不同的系统或文件中来回切换查找，不仅节省了大量的时间和精力，还提高了查询的准确性和效率，更好地满足了财务合规要求。
- 自动组装档案，提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，将相关的财务数据自动组装成完整的审计档案。审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析，无需再手动翻阅大量的纸质档案，大大提高了审计效率。
同时，系统还支持对审计数据的实时监控和预警功能。当审计过程中发现异常数据或不符合财务合规要求的情况时，系统会及时发出警报，提醒审计人员进行进一步的调查和处理。这样，不仅可以及时发现和纠正财务风险，还可以提高审计工作的准确性和权威性，确保公司的财务合规要求得到有效落实。
- 实物高效管理，精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。通过为每一份纸质档案贴上唯一的二维码，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。
当查阅者需要查阅某份纸质档案时，只需在系统中输入档案编号或关键词，系统即可快速定位到该档案的电子信息，并显示其对应的二维码和存放位置。查阅者只需扫描二维码，即可获取档案的详细信息和借阅权限，同时系统会自动记录借阅时间和归还时间，实现了档案借阅的全程跟踪和管理。
这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案查阅的效率和准确性，还减少了档案丢失和损坏的风险，更好地满足了财务合规要求。
显著成效，开启降本增效新时代
合思档案的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益，有效满足了公司的财务合规要求。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得归档和查找工作变得更加高效，减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
在总部接收管理方面，通过实现数据的实时传输和共享，总部接收减少了80%的管理耗时。公司能够更加及时、准确地掌握各分支机构的财务状况，提高了财务管理的效率和决策的科学性。
在借阅管理方面，借助虚拟档案库房和二维码技术，借阅管理减少了67%的管理耗时。查阅者可以快速、准确地找到所需档案，大大提高了工作效率。
从成本方面来看，预计合思档案的应用将为好想你公司每年减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的存储和管理成本，以及提高工作效率带来的间接效益，公司在财务档案管理方面的成本得到了有效控制，进一步满足了财务合规要求。
合思档案，引领财务数智化转型潮流
合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司有效解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效，满足了财务合规要求。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业认识到财务数智化转型的重要性和紧迫性。
合思档案凭借其先进的技术、卓越的功能和优质的服务，将为更多企业提供有力的支持，助力企业在数字化浪潮中实现跨越式发展。无论是大型企业还是中小企业，都可以通过合思档案实现财务档案管理的智能化、高效化和合规化。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，渴望满足财务合规要求，不妨选择合思档案，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打我们的联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址：www.hosecloud.com，了解更多产品信息，并免费试用合思档案，体验财务数智化带来的全新变革。
