在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域迅速扩张。这一变革犹如一场风暴，让企业的会计文件保存面临着全新的挑战。传统的纸质会计文件保存方式，在数电票的冲击下，犹如一座摇摇欲坠的古老城堡，暴露出了诸多难以忽视的问题。
合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，如同一颗璀璨的新星，在这片变革的天空中冉冉升起。它以其强大的功能和创新的解决方案，助力企业从容应对数字化转型的迫切需求，为企业的会计文件保存带来了全新的可能。
时代变革催生痛点：会计文件保存困境凸显
在政策的大力推动下，2025年数电票将实现全覆盖。目前，全国36个省市区已完成数电票试点全覆盖。然而，数电票的管理要求与传统发票截然不同。它要求必须以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息等。
在纸电混合的时代，企业的会计文件保存问题日益严峻。对于企业高管来说，纸质档案管理成本居高不下，大量的文件需要占用存储空间，还需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，企业高管难以从这些档案中获取有价值的信息，从而影响企业的决策。
财务人员更是深受其害。他们需要手动处理大量的会计文件数据，工作枯燥乏味且效率低下。每一张发票、每一份凭证都需要人工录入和核对，这不仅消耗了大量的时间和精力，还容易出现错误。
业务人员在报销流程中也面临着繁琐的问题。他们需要收集、整理大量的纸质发票，然后按照公司的规定进行粘贴、填写报销单，最后再提交给财务部门审核。整个流程不仅耗时耗力，还容易出现发票丢失、报销不及时等问题。
此外，纸质会计文件保存还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸张、印刷、存储设备等费用；隐形成本包括文件查找、传递、维护等过程中消耗的时间和人力；合规风险则是指纸质文件容易出现丢失、损坏、篡改等问题，给企业带来法律风险。
合思档案：会计文件保存的智慧钥匙
合思档案为企业的会计文件保存提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，满足不同角色的需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产。通过对会计文件的数字化管理，企业可以将大量的数据进行整合和分析，为企业的决策提供有力支持。同时，它还能保障合规管理，确保企业的会计文件保存符合国家政策要求，降低合规风险。此外，合思档案还能帮助企业降本增效，减少纸质文件的使用和管理成本。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率。它实现了数据的透明流转，财务人员可以通过系统快速查找和处理会计文件，减少了手动操作的时间和错误。同时，系统还能自动提醒财务人员进行文件归档和处理，确保工作的及时性和准确性。
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统在线查阅企业的会计文件，提高了审计效率。同时，系统还能记录文件的操作历史和审批流程，确保审计的可追溯性。
核心功能：会计文件保存的坚实后盾
合思档案具有广泛连接能力，可连接各类异构业财系统。这意味着企业的不同业务系统和财务系统可以与合思档案进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。通过这种连接，合思档案能够实现100%自动归档，将企业的会计文件及时、准确地保存到系统中。而且，它符合国家政策要求，能灵活承接、持续迭代，确保企业的会计文件保存始终符合最新的法规和标准。
其具备大数据解决方案，可实现百亿级单据量匹配关联和海量数据秒级查询。在企业的会计文件保存过程中，会产生大量的单据和数据。合思档案的大数据解决方案能够对这些数据进行快速处理和分析，实现单据的匹配关联，方便企业进行查询和统计。同时，它还能在海量数据中实现秒级查询，让企业能够快速找到所需的会计文件。
档案扩展解决方案能自定义档案类型和全流程扩展管理。企业可以根据自身的需求，自定义会计文件的类型和分类方式，实现个性化的档案管理。同时，系统还能对档案的全流程进行扩展管理，包括文件的创建、审核、归档、借阅等环节，确保档案管理的规范化和标准化。
证据链完整性解决方案保障财务合规。在企业的会计文件保存过程中，证据链的完整性至关重要。合思档案通过对文件的数字化处理和存储，确保文件的真实性、完整性和不可篡改性。同时，系统还能记录文件的操作历史和审批流程，形成完整的证据链，为企业的财务合规提供有力保障。
共享调阅解决方案满足多维度档案调阅需求。企业的不同部门和人员可能需要查阅不同类型的会计文件。合思档案的共享调阅解决方案能够满足多维度的档案调阅需求，不同的用户可以根据自己的权限，在线查阅和下载所需的会计文件。
数电票解决方案实现全流程自动化。对于数电票的会计文件保存，合思档案实现了全流程自动化。从数电票的接收、识别、存储到归档，整个过程都由系统自动完成，减少了人工干预，提高了工作效率和准确性。
实物备查方案实现实物档案全流程管理定位。除了电子会计文件，企业还可能有一些实物档案需要保存。合思档案的实物备查方案能够对实物档案进行全流程管理定位，记录实物档案的存放位置、状态和使用情况，方便企业进行查找和管理。
此外，合思档案还具备智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能，以及统计分析和应用层相关功能。智能采集功能可以自动识别和采集会计文件的信息，减少人工录入的工作量；预归档服务可以对即将归档的文件进行预审核和整理，确保文件的质量；基础管理功能可以对档案的基本信息、分类、权限等进行管理；档案服务功能可以为用户提供文件借阅、下载、打印等服务；统计分析功能可以对档案数据进行统计和分析，为企业的决策提供支持；应用层相关功能可以根据企业的需求，开发和定制各种应用程序，满足企业的个性化需求。
多元应用：会计文件保存的成功典范
合思档案在多个行业和企业得到了广泛应用，为企业的会计文件保存提供了成功的范例。
在事业单位及院校，合思档案帮助它们解决了会计文件保存难、管理效率低的问题。通过数字化管理，事业单位和院校可以将大量的会计文件进行集中存储和管理，方便教职工和学生进行查询和使用。同时，系统还能对文件进行分类和检索，提高了文件的查找效率。
在央企，合思档案助力它们实现了会计文件保存的标准化和规范化。央企通常具有庞大的组织架构和复杂的业务流程，会计文件的管理难度较大。合思档案的标准化解决方案可以为央企制定统一的会计文件保存标准和流程，确保文件的质量和安全。同时，系统还能对文件的审批和流转进行监控和管理，提高了工作效率和合规性。
在行业领军企业，合思档案为它们提供了高效的会计文件保存解决方案。行业领军企业通常具有较高的信息化水平和管理要求，对会计文件保存的效率和质量有较高的期望。合思档案的先进技术和创新解决方案可以满足行业领军企业的需求，帮助它们实现会计文件保存的数字化转型。
在国家试点企业，合思档案的应用更是起到了示范和引领作用。国家试点企业通常是在某个领域进行创新和探索的企业，对新技术和新方法的接受度较高。合思档案在国家试点企业的成功应用，为其他企业提供了借鉴和参考，推动了整个行业的数字化发展。
以年单据量2.6亿的企业为例，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过实现业财一体，企业的业务系统和财务系统可以进行无缝对接，数据可以实时共享和交换。管理自动化让会计文件的保存和处理更加高效，流程精简减少了不必要的环节和手续，降本增效显著降低了企业的运营成本。
还有集团型企业通过合思档案实现了档案管理标准化落地。集团型企业通常具有多个分支机构和子公司，会计文件的管理难度较大。合思档案的标准化解决方案可以为集团型企业制定统一的会计文件保存标准和流程，确保文件的质量和安全。同时，系统还能对文件的审批和流转进行监控和管理，提高了工作效率和合规性。
多系统数据互联企业通过合思档案实现了全生命周期管理和成本大幅节省。这些企业通常有多个业务系统和财务系统，数据分散在不同的系统中，管理难度较大。合思档案可以将这些系统的数据进行整合和分析，实现全生命周期管理。同时，通过数字化管理，企业可以减少纸质文件的使用和管理成本，实现成本大幅节省。
K12民办教育集团破解了低效的会计文件保存瓶颈。K12民办教育集团通常有多个校区和大量的学生、教职工，会计文件的管理工作量较大。合思档案的解决方案可以帮助K12民办教育集团实现会计文件保存的数字化和自动化，提高工作效率和准确性。同时，系统还能对文件进行分类和检索，方便校区和教职工进行查询和使用。
在当前经济环境下，无论从政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标来看，电子会计文件保存都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的应用案例，能为企业提供专业的电子会计文件保存解决方案。如果您想体验合思档案为会计文件保存带来的便捷与高效，现在就可以免费试用，立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），开启企业数字化转型之旅。
