在当今竞争激烈的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司凭借其卓越的解决方案，正帮助众多企业解决财务数字化难题，实现降本增效。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思在其报销分类管理方面发挥了巨大作用，让我们一同探寻这一成功案例背后的故事。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，展现出强大的市场竞争力。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的领先地位。在这样一家具有深厚底蕴和广阔发展前景的企业中，财务数字化转型对于其进一步发展至关重要，而报销分类管理则是其中的关键环节。
业务背景现状痛点：报销分类管理困境重重
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司的组织架构涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得报销分类管理面临着诸多挑战。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，随着业务的不断发展，整体流程变得复杂，系统壁垒逐渐显现。到2021年与合思合作时，公司在报销分类管理方面存在着多方面的问题。
多系统操作体验差，员工需要在不同系统中来回切换，手工录入不仅效率低下，还难以保证合规性。系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后，导致报销分类管理难以做到准确及时。业务覆盖面广，报销模式复杂多样，不同业务线和部门的报销需求差异较大，增加了管理的难度。组织架构复杂，各主体的流程繁复，使得报销分类管理的执行效率大打折扣。
解决方案：智能报销分类管理破局之道
面对动力源在报销分类管理方面的困境，合思提出了一套全面的解决方案。
系统集成是第一步。合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控系统同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为报销分类管理提供了准确的数据基础。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒，使得报销分类管理更加顺畅高效。
实施过程步骤：稳步推进报销分类管理变革
合思与动力源展开合作后，制定了详细的实施计划。
首先进行系统集成工作。合思的专业团队与动力源的相关部门密切配合，确保基础数据和业务数据的准确同步。通过精心调试和优化，使得两个系统之间的数据传输稳定、准确，为后续的报销分类管理奠定了坚实的基础。
在系统集成完成后，逐步推广无需报销的模式。合思为动力源的员工和财务人员提供了全面的培训，帮助他们熟悉新的流程和操作方式。从简单的业务场景开始试点，逐渐扩大应用范围，让员工和财务人员在实践中逐渐适应新的报销分类管理模式。
取得成果效益：报销分类管理成效显著
合思的解决方案在动力源的报销分类管理中取得了显著的成果。
效率提升是最直观的体现。员工报销周期从普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅大大减轻了员工的负担，也提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工制作单据工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加便捷高效。
财务部门在报销分类管理中也受益匪浅。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。系统的智能审批和自动制单功能，降低了基础工作压力，提高了财务管理的准确性和规范性。
对于企业管理者来说，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业的财务信息。通过综合分析报表，能够及时发现报销分类管理中存在的问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。
客户评价反馈：认可报销分类管理合作成果
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。
面对动力源复杂的报销分类管理需求，合思总能第一时间解决问题。陈华林认为，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化报销分类管理。
众多像动力源这样的企业在合思的助力下，在报销分类管理方面实现了财务数字化转型和降本增效。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思，开启高效的财务数字化报销分类管理之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
