在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们以合思的一位知名客户——某国民经典零食品牌为例，来深入了解合思在助力企业财务数字化转型方面所展现出的强大能力，尤其是在数字化档案管理领域的卓越表现。
经典零食巨头的辉煌版图
这家客户堪称零食界的传奇，一款款经典零食畅销了30余年，早已成为国民心中的美味记忆。其销售版图如同繁星般遍布全国，庞大的市场份额背后，是年单据量高达2.6亿的惊人数据。如此庞大的业务规模，让企业在财务管理上面临着诸多挑战，而数字化档案管理的需求也愈发迫切。
传统模式下的财务困局
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系统孤岛数据难通
该品牌销售版图覆盖全国，供应链体系错综复杂。多系统独立运行，犹如一座座信息孤岛，数据无法互通。会计凭证的查阅就像在茫茫大海中捞针，不仅困难重重，而且档案管理成本居高不下。传统的纸质档案管理方式，不仅占用大量空间，而且在查找和存储方面效率极低，严重影响了财务工作的开展。 -
差旅对账效率低下
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，财务人员不得不将数据导出到Excel中进行二次整理，然后再进行人工记账。这一过程繁琐且容易出错，极大地降低了工作效率。员工在差旅费用的管理上也存在诸多不便，差旅费申请和审批无法在手机端进行，只能在三方差旅平台采购，而且差旅费用仅能进行总额控制，无法做到精细化管理。 -
人力消耗问题凸显
财务部门在与商旅平台的对账和手工记账方面耗费了大量的人力。每天大量的单据和数据需要人工处理，不仅增加了财务人员的工作负担，而且容易出现人为错误，给企业的财务管理带来了潜在风险。在数字化档案管理缺失的情况下，财务工作的效率和准确性都受到了严重影响。
合思的一站式解决方案
合思针对该企业的痛点，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，为企业的数字化档案管理带来了全新的变革。
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全流程无缝衔接
这一解决方案涵盖了商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费等多个环节。从员工的差旅消费开始，到发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等，实现了全流程的无缝衔接。每一个环节都紧密相连，形成了一个完整的闭环，确保了财务数据的准确性和及时性。 -
数字化管理核心优势
在这个解决方案中，数字化档案管理是核心亮点。通过先进的技术手段，实现了会计凭证的全链路电子化管理。所有的财务数据都以数字化的形式存储和管理，不仅节省了大量的存储空间，而且提高了数据的安全性和可访问性。员工可以随时随地通过系统查阅和管理相关的财务档案，大大提高了工作效率。
解决方案的实施之路
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系统打通数据共享
合思团队首先着手打通企业内部的多系统，实现了数据的互联互通。通过接口开发和数据整合，将各个独立的系统连接成一个有机的整体，使得会计凭证的全链路电子化管理成为可能。在这个过程中，数字化档案管理起到了关键的支撑作用，所有的数据都能够准确无误地在系统中流转和存储。 -
线上消费智能记账
员工可以通过合思商城进行差旅消费，实现了线上开票和自动对账记账。在消费过程中，系统会自动采集相关的发票信息，并与消费记录进行匹配，实现了智能化的财务管理。员工无需再手动整理发票和填写报销单据，大大减轻了工作负担。同时，系统还能够实时生成财务报表和分析数据，为企业的决策提供有力的支持。 -
电子档案智能管理
合思为企业构建了电子会计档案系统，实现了档案的智能关联和线上借阅。所有的财务档案都按照一定的规则进行分类和存储，通过关键词搜索和智能关联功能，员工可以快速准确地找到所需的档案。同时，系统还支持线上借阅功能，员工可以通过申请流程在线借阅相关的档案，提高了档案的使用效率。
变革带来的显著成效
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成本节约效率提升
通过实施合思的解决方案，企业在多个方面取得了显著的成效。在差旅费用方面，年度节约了200万以上。这主要得益于数字化档案管理带来的精细化管理和成本控制。同时，财务入账效率提升了60%，大大缩短了财务处理的周期。员工可以更快地完成报销流程，财务人员也能够更高效地处理财务数据。 -
档案管理合规高效
在数字化档案管理方面，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通12个系统完成数据采集和自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务档案的真实性和合法性。同时，凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了，方便了财务人员的查阅和审计。 -
数据安全管理升级
以数字化方式管理会计档案，不仅保障了数据的安全，而且大幅提升了管理效率。企业不再需要担心纸质档案的丢失、损坏和泄露问题，所有的数据都存储在安全可靠的服务器中。同时，系统还提供了完善的权限管理和审计功能，确保了数据的安全性和合规性。
客户的高度认可
该企业的财务痛点具有一定的共性，许多门店型企业都面临着类似的问题。应用合思的解决方案后，企业打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可以同时在线查阅全公司的会计档案，财务入账效率提高了60%。这一成功案例为其他门店企业提供了宝贵的参考经验，也充分证明了合思在数字化档案管理方面的强大实力。
开启企业数字化转型之旅
如果您的企业也面临着类似的财务痛点，不妨选择合思。合思将为您提供专业、高效的财务数字化转型解决方案，尤其是在数字化档案管理方面，将助力您的企业实现降本增效和可持续发展。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可以免费试用我们的解决方案，亲身体验数字化档案管理带来的变革。
