在当前复杂多变的经济环境下，企业在商旅消费及费控管理方面正面临着重重挑战。自2022年底疫情的阴霾逐渐退散，2023年企业差旅业务迎来了“井喷式”的增长。然而，随之而来的是商务消费价格和成本的攀升，企业不得不在业务拓展与成本控制之间艰难抉择，降本增效的压力如同一座大山般压在企业的肩头。北京合思信息技术有限公司凭借其先进的财务数智化产品和服务，尤其是财务电子档案系统，为企业解决这些痛点提供了行之有效的方案。
洞察先机：产品背景与行业痛点剖析
疫情退潮后的2023年，企业差旅市场呈现出复苏的强劲态势。1 – 7月，差旅消费总体金额同比大幅上升220.11%，环比也上升了95.49%。不过，消费总量尚未恢复到2019年的峰值水平。与此同时，飞机票、交通工具租赁费、宾馆住宿等价格分别同比上涨20.2%、5.0%、8.6%，这无疑给企业的成本控制带来了巨大的压力。
企业在商旅消费及费控管理方面，面临着成本高、效率低、管控难等诸多问题。人均商务消费金额自2023年初快速升高，并稳定在高位，超标订单量明显高于消费订单量，这使得企业的成本支出难以得到有效的控制。在发票和单据处理方面，由于缺少自动控制系统，人工校验效率低下，耗费了大量的时间和精力。此外，事前管控的不足，以及费用分析中存在的数据整合难、口径不统一等问题，也让企业的财务管理陷入了困境。
财务电子档案系统在这样的背景下应运而生，它能够帮助企业更好地管理和利用财务数据，提高财务管理的效率和准确性。
创新赋能：解决方案概述
合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了全方位的财务数智化服务。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，集成了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和财务电子档案系统等功能。
通过财务电子档案系统，企业可以实现财务档案的电子化管理，提高档案的存储和检索效率，减少纸质档案的使用，降低企业的运营成本。同时，该系统还能够与其他功能模块协同工作，为企业提供更加全面的财务管理解决方案，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。
核心优势：开启财务管理新境界
- 预算管控精准发力
在预算管控方面，合思财务电子档案系统为企业提供了多种预算控制方式。42.75%的企业对商务消费事前申请单进行预算管控，26.63%的企业在合思平台下单时进行预算实占，34.63%的企业在报销环节实施预算控制或实占。通过这些方式，企业能够更加精准地控制预算，避免预算超支的情况发生。
财务电子档案系统可以实时记录和跟踪预算的使用情况，为企业提供准确的预算数据，帮助企业管理层做出更加科学的决策。
- 消费标准自动掌控
98.24%的企业开启了消费标准自动控制功能，通过合思财务电子档案系统严格管控差旅消费标准。该功能能够在消费环节自动判断是否符合企业设定的消费标准，对于超出标准的消费进行提醒或限制，从而有效地控制企业的差旅成本。
同时，财务电子档案系统还可以对消费数据进行分析和统计，为企业优化消费标准提供数据支持。
- 精益消费策略降本增效
企业通过同性同住、提前预定等方式降低成本，部分企业还尝试合思商城“合力省”奖励员工节省消费。合思财务电子档案系统能够对这些消费策略的实施效果进行跟踪和评估，帮助企业不断优化消费策略，实现降本增效的目标。
通过对消费数据的分析，企业可以发现更多的降本增效机会，进一步降低企业的运营成本。
- 数智化工具驱动转型
企业在单据免打印、线上支付、自动生成记账凭证等方面有显著进展，还通过合思BI进行深化分析，挖掘降本增效深层因素。合思财务电子档案系统作为数智化工具的重要组成部分，能够与其他数智化工具协同工作，为企业提供更加高效、便捷的财务管理体验。
财务电子档案系统可以实现单据的电子化存储和管理，减少纸质单据的使用，提高企业的办公效率。同时，该系统还能够与线上支付系统集成，实现财务收支的自动化处理，进一步提高财务管理的效率。
实战见证：应用场景与案例分享
- L4级无需报销上市公司的华丽转身
某L4级无需报销上市公司在引入合思财务电子档案系统之前，面临着员工报销流程漫长、财务低价值工作多、老板无法实时掌握业务数据等问题。通过合思财务电子档案系统，该企业实现了员工报销流程的自动化和数字化，员工报销效率提升了300%，财务人力成本降低了50%。
财务电子档案系统帮助企业实现了财务数据的实时共享和分析，老板可以随时掌握企业的业务数据，做出更加科学的决策。
- 连锁经营企业的智慧商旅之路
某连锁经营企业在使用合思财务电子档案系统后，合思商城与TMC实现了1 + 1>2的智慧商旅模式。该模式解决了员工满意度低、财务核算费时、管理难度大等问题，财务部投诉率降低了80%，员工满意度达到了100%。
财务电子档案系统帮助企业实现了商旅消费的集中管理和控制，提高了财务管理的效率和准确性。同时，该系统还能够为员工提供更加便捷、舒适的商旅服务，提高员工的满意度。
- 合思商城“合力省”的省钱之道
合思商城“合力省”模式在提高员工满意度的同时，为企业节省了大量的成本。通过合思财务电子档案系统，企业可以对“合力省”模式的实施效果进行跟踪和评估，酒店单晚房费单价平均降低了37.8元，月酒店GMV环比下降了8.7%，超标订单数降低了32%。
财务电子档案系统可以对消费数据进行分析和统计，为企业优化“合力省”模式提供数据支持，进一步降低企业的成本。
- 流程自动化的效率提升之旅
某企业通过合思财务电子档案系统实现了差旅补贴自动化计算和送审，员工报销满意度提升了78%，差旅补贴手工报销减少了92%，会计审核时间节省了71%。
财务电子档案系统可以实现差旅补贴的自动化计算和审批，减少人工干预，提高工作效率。同时，该系统还能够对差旅补贴数据进行分析和统计，为企业优化差旅补贴政策提供数据支持。
在企业降本增效压力长期存在、低碳发展成为趋势的当下，合思的财务电子档案系统为企业提供了切实可行的降本增效、可持续发展路径。如果您也想体验合思财务电子档案系统带来的高效财务管理体验，不妨现在就免费试用，开启企业财务数智化转型之旅，让有限更有效。
