在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以令人瞩目的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的引擎，推动着电子凭证开具端基本实现数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将全面得到解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。并且，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例，助力企业在会计文件存档方面实现数字化转型。
红枣巨头的会计文件存档困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业不断发展壮大的过程中，会计文件存档方面的问题逐渐成为制约其高效运营的瓶颈。
在财务归档环节，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔业务的相关资料都需要仔细核对，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和审计工作将面临巨大的困难，影响企业的正常运营。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。财务人员在需要查阅某份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效的档案管理方式，严重影响了企业的工作效率。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理，成本高昂。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足企业现代化管理的要求。好想你在会计文件存档方面的这些痛点，迫切需要一种高效、安全、便捷的解决方案。
合思档案解锁会计文件存档新方案
面对好想你在会计文件存档方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套完善的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员在进行会计文件存档和查阅时，可以通过一键联查的方式，快速获取相关的单据、发票、回单和凭证等信息。这种便捷的操作方式，有效提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加专注于核心业务。
例如，当财务人员需要查阅某笔业务的相关信息时，只需在系统中输入关键词，即可快速调出该业务的所有相关档案，包括电子凭证、纸质单据等，无需再像以前一样在大量的纸质档案中逐一查找。这种高效的联查功能，大大节省了财务人员的时间和精力，提高了工作效率。
- 自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，将相关的档案数据进行整合。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。
系统会自动将相关的单据、发票、回单和凭证等信息进行关联和组装，形成完整的审计档案。审计人员在进行审计时，可以直接在系统中查阅这些档案，无需再花费大量的时间去收集和整理纸质资料。同时，系统还提供了详细的审计轨迹和数据分析功能，帮助审计人员快速发现问题，提高审计质量。
- 虚实匹配精准定位档案
为了解决纸质档案查找困难的问题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位该档案的实物位置。
当查阅者需要查阅某份纸质档案时，只需在系统中查询该档案的电子信息，系统会自动显示该档案的二维码和存放位置。查阅者可以根据系统提示，快速找到该档案的实物，实现了电子档案与纸质档案的无缝对接。这种虚实匹配的方式，大大提高了档案的查找效率，节省了时间和精力。
合思档案为会计文件存档带来显著成效
合思档案解决方案的实施，为好想你在会计文件存档方面带来了显著的成效，实现了降本增效的目标。
在人工耗时方面，通过合思档案的高效管理和便捷操作，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提升。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案实现了数据的实时共享和传输，总部可以及时获取各部门的会计文件存档信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理，大大提高了信息传递的效率。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。查阅者可以通过系统快速查询和借阅档案，无需再经过繁琐的审批流程和人工登记，提高了借阅管理的效率。
通过实施合思档案解决方案，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。
合思档案引领会计文件存档未来趋势
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在当前的经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，如何提高运营效率、降低成本成为企业关注的焦点。合思档案作为电子会计档案管理的领先解决方案，能够帮助企业实现会计文件存档的数字化转型，提高工作效率，降低成本，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
如果您的企业也想在会计文件存档方面实现数字化转型，提升工作效率，降低运营成本，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和卓越价值。让我们一起抓住电子凭证数字化转型的机遇，共创企业的美好未来。
