在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营离不开精细化的管理。档案管理作为企业运营的重要一环，其优化与否直接影响着企业的工作效率和成本控制。今天，我们将聚焦好想你健康食品股份有限公司，一同探寻其在档案管理优化方面的成功经验。
好想你健康食品股份有限公司，一家在红枣行业熠熠生辉的企业。它成立于1992年，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的上市公司，更是中国红枣上市第一股。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点、3.6W + 年凭证数。此外，它还拥有世界最有特色的红枣博物馆，是河南省试点单位。如此辉煌的成就背后，好想你也曾在财务管理方面面临着诸多挑战，尤其是档案管理方面的困境，制约着企业的进一步发展。
困境迷局：传统档案管理痛点凸显
在业务不断拓展的过程中，好想你传统的纸质档案管理模式逐渐暴露出诸多问题。
首先，财务归档工作犹如一场耗时的马拉松。在进行财务归档时，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这繁琐的过程中，档案遗失的情况难以避免，一旦档案遗失，后续的查找和补充工作更是让人焦头烂额。
其次，纸质档案受限于时间和空间的双重约束。查找一份档案往往需要耗费大量时间，工作人员在堆积如山的档案中苦苦寻觅，却常常无功而返。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作效率，影响了企业的决策速度。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了宝贵的办公空间；同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，增加了人力成本。
最后，纸质档案管理办法在数据保存和安全方面存在明显不足。无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，这显然无法满足企业日益严格的管理要求。好想你急需一种高效、安全的档案管理解决方案，以摆脱传统档案管理的困境。
破局良方：合思定制化解决方案登场
在好想你为档案管理难题困扰之际，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，伸出了援手。合思针对好想你在档案管理方面的痛点，量身定制了一套电子会计档案管理解决方案。
打破壁垒数据同源，为财务人员带来了便捷的工作体验。通过合思的解决方案，实现了数据的同源性，财务人员可以一键联查相关信息，无需在不同的系统和文件中来回切换，大大提高了工作效率。以前需要花费数小时甚至数天才能完成的工作，现在只需几分钟即可轻松搞定。
自动组装审计便捷，提升了审计工作的效率。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，合思的系统能够自动组装相关档案数据，审计人员可以快速获取所需信息，减少了审计过程中的繁琐环节，提高了审计的准确性和效率。
实物高效管理，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，无需在档案室中盲目寻找。这不仅提高了档案查阅的便捷性，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
落地之路：方案实施步骤稳步推进
合思团队深知，一个好的解决方案不仅要有创新性，更要能够切实落地实施。因此，在为好想你提供解决方案后，合思团队按照以下步骤稳步推进方案的实施。
全面调研精准把脉。合思团队首先对好想你现有的财务档案管理流程进行了全面、深入的调研和分析。通过与好想你财务人员的沟通交流，以及对现有档案管理系统的研究，合思团队准确确定了好想你在档案管理方面的痛点和需求，为后续的方案定制提供了坚实的基础。
量身定制精细搭建。依据调研结果，合思团队为好想你量身定制了电子会计档案管理方案。该方案包括系统架构的搭建、功能的配置等多个方面。在系统架构搭建过程中，合思团队充分考虑了好想你的业务特点和未来发展需求，确保系统具有高度的稳定性和扩展性。在功能配置方面，根据好想你在档案管理方面的具体需求，对系统的各项功能进行了精细化配置，确保系统能够满足好想你实际工作的需要。
专业培训助力上手。为了确保好想你相关财务人员能够熟练使用新系统，合思团队对他们进行了系统操作培训。培训内容包括系统的基本操作、功能使用方法、常见问题处理等多个方面。通过专业的培训，好想你财务人员快速掌握了新系统的使用技巧，为新系统的顺利上线和使用提供了有力保障。
数字化迁移无缝对接。在完成系统搭建和人员培训后，合思团队逐步将好想你原有的纸质档案进行数字化处理，并迁移至合思档案管理平台。在数字化处理过程中，合思团队采用了先进的扫描技术和图像处理技术，确保纸质档案能够准确、清晰地转化为电子档案。在迁移过程中，合思团队严格按照相关标准和规范进行操作，确保档案数据的安全和完整性。经过一段时间的努力，好想你原有的纸质档案全部成功迁移至合思档案管理平台，实现了档案管理的数字化转型。
成效彰显：优化方案带来显著效益
经过一段时间的实施，合思的电子会计档案管理解决方案在好想你取得了显著的成效。
减少人工耗时，提高工作效率。通过使用合思的解决方案，好想你财务人员在档案管理方面减少了90%的人工耗时。以前需要花费大量时间进行的档案整理、归档和查找工作，现在可以通过系统快速完成，大大提高了财务人员的工作效率，让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
优化管理流程，降低总部耗时。合思的解决方案优化了好想你总部的财务管理流程，总部接收档案管理减少了80%的管理耗时。总部可以通过系统实时获取各分支机构的档案信息，实现了档案管理的集中化和信息化，提高了总部对分支机构的管理效率和决策的科学性。
提升借阅便捷性，减少借阅耗时。在档案借阅管理方面，合思的解决方案减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速查询和借阅所需档案，无需再到档案室进行繁琐的借阅登记和查找工作，提升了档案借阅的便捷性，为企业的日常运营提供了有力支持。
节约综合成本，实现降本增效。预计好想你每年可减少综合成本20万元，实现了显著的成本节约。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本节约，合思的解决方案为好想你带来了实实在在的经济效益。
客户赞誉：认可方案凸显价值
好想你财务负责人表示，合思的电子会计档案解决方案极大地改善了公司的财务管理状况。该方案不仅提高了工作效率，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，还降低了成本，为企业节约了宝贵的资源。同时，该方案让公司的财务档案管理更加规范和高效，提升了企业的整体管理水平。合思的专业团队在方案实施过程中提供了优质的服务和技术支持，确保了方案的顺利实施和应用。好想你对合思的解决方案给予了高度评价和认可。
行动号召：携手合思开启档案管理优化之旅
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。优化档案管理，提高工作效率，降低成本，已成为企业提升竞争力的关键因素。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也想让企业的财务管理更加高效、合规，不妨选择合思。合思将为你提供专业的档案管理优化解决方案，助力企业实现数字化转型和可持续发展。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com ，扫码了解更多成功案例。现在，你还可以免费试用合思的电子会计档案管理解决方案，亲身感受其带来的便捷和效益。让我们携手合思，开启档案管理优化之旅，让有限更有效！
