在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档的最后一公里难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势。为助力企业顺利迎接电子凭证无纸化时代的挑战，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考与借鉴。
传统档案管理痛点剖析
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传统管理如迷宫效率低下成本高
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求，档案检索效率十分低下。 -
成本高流程繁合规隐患凸显
COMMUNE 幻师同样深受传统档案管理之苦。每年，该企业在档案耗材、打印、存储方面的成本高达 53323 元。门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，占用了大量库房人员的管理成本。其借阅流程及实物借出手续繁琐，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范依靠人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，且不能实现跨系统调阅，档案检索效率极低。 -
多方面难题制约企业发展
杭州西湖城市建设投资集团在回单管理方面，面临着档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，信息整合复杂、风险管理难，合规审计滞后等问题。在发票管理方面，报销周期长达 1 个月，报销流程繁琐，重复报销频发，发票关联及调阅源头复杂耗时。在凭证管理方面，纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP 财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制了档案处理效率，增加了存储与维护成本，档案检索效率受到严重影响。
合思整体解决方案策略
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全方位服务构建财务数智化生态
面对企业在传统财务档案管理中遇到的种种痛点，合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，有效提升了档案检索效率。 -
流程优化实现效率与合规双赢
合思通过流程的识别与优化，展开跨部门协调，实现了流程的顺畅和效率的提升。具体而言，合思采用流程化的方式，根据不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高了工作效率。同时，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，达到系统化管理。在旧档处理前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，做到一体化和无纸化管理，既提高了档案检索效率，又确保了合规性。
合思档案核心模块功能
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全生命周期管理打造智能档案系统
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案的全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，它拥有外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点，为提高档案检索效率奠定了基础。 -
预归档与基础管理保障档案质量
预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，确保档案数据的准确性和规范性。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为企业提供了全面的档案管理支持。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，进一步提升了档案的利用价值，有效提高了档案检索效率。 -
业务与核算系统协同提升应用价值
在业务层，合思档案内部可产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部可接收银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等。核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，实现了业务与核算系统的协同，提高了档案检索效率和应用价值。
合思档案竞争优势凸显
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资金技术实力筑牢发展根基
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具备强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质、更高效的服务，从而在提升档案检索效率方面具有坚实的基础。 -
服务网络覆盖提供专业支持
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更专业的服务，确保客户在使用合思档案过程中遇到的问题能够得到及时解决，进一步保障了档案检索效率。 -
成长历程丰富经验优势明显
合思档案拥有丰富的成长历程。2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020 年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021 年以政策为导向，聚焦财务档案助力 9 个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022 年推出全新“单套制”解决方案，2023 年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。丰富的经验使得合思档案在提升档案检索效率方面更具优势。 -
自动化与数据流转提升效率优势
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，大大提高了档案检索效率，为企业节省了大量的时间和精力。
不同行业成功案例展示
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多行业应用实现显著效益提升
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年，档案检索效率大幅提高。 -
节约成本提升效率树立行业典范
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%，档案检索效率也得到了极大的改善。金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%，档案检索效率显著提高。帆书仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生，档案检索效率大幅提升。
合思专业服务体系保障
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本地化服务确保及时响应
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。无论客户身处何地，都能享受到合思专业团队的贴心服务，保障了档案检索效率的稳定提升。 -
全流程服务助力企业无忧
合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的研发团队和售后支持团队，能够为客户提供从产品咨询、方案定制、系统实施到售后维护的全流程服务。合思档案提供智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等一系列功能，涵盖了电子会计档案从采集到利用的各个环节，为客户提供全面的档案管理解决方案，进一步提高了档案检索效率。
合思档案未来展望
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能模块、显著的竞争优势以及丰富的成功案例，助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益，为企业财务数智化转型提供了有力支持。随着我国电子凭证数字化转型的进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，合思档案将在未来的市场中发挥更大的作用，帮助更多企业实现财务数字化升级，持续提升档案检索效率。
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