在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设已然成为亟待“恶补”的重要课题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息，这一切都迫切需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色在会计档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本巨大的压力，不仅储存占地，而且档案数据未得到有效汇总整理，难以进行分析利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员更是觉得出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据的留存与上交耗费了他们大量的时间和精力。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以实现企业的全面数字化。
多角色覆盖：合思档案全方位解决方案
合思档案犹如一位贴心的管家，为企业不同角色提供了针对性的解决方案，实现了票据自动化管理，全面提升了企业的财务档案管理效率。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
归档员/财务人员在合思档案的助力下，能够告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正实现了票据自动化管理。
功能卓越：合思档案核心优势尽显
合思档案具备强大的核心功能和独特优势，在票据自动化管理方面表现卓越。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提升了票据自动化管理的水平。
采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，合思档案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。检测结果可查阅、可追溯，保障了业务数据的完整性。
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为票据自动化管理提供了坚实的保障。
案例见证：合思档案成效显著
众多不同类型的企业已经通过应用合思档案实现了票据自动化管理，取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，进行业务完整性检测，推进单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可及时与合思取得联系，免费试用合思档案带来的优质服务，开启高效、合规的会计档案管理新征程。
