数电票时代，合思档案引领企业财务档案流程优化解决方案

在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临，且预计2025年将完成全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待提升。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着传统纸质档案管理的痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员则被海量档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也常常因流程繁琐而耗费大量时间。此外，传统纸质档案管理还存在高显性成本，如耗材和存储空间费用；高隐形成本，如手工装册归档工作量大、数据难以有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了流程优化解决方案。

合思档案：多元方案满足不同需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像一个数据宝藏库，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案可以帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案是工作的好帮手。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案提供了极大的便利。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这一流程优化解决方案，为各方都带来了显著的效益。

合思档案功能模块：全方位助力档案管理

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，可满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一流程优化解决方案确保了数据采集的全面性和灵活性。

• 智能制档：数据关联与业务融合
  智能制档是合思档案的一大特色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。这种流程优化解决方案让档案管理更加智能化。

• 档案管理：灵活定制与权限控制
  合思档案在档案管理方面给予企业充分的自主权。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这一流程优化解决方案为企业提供了个性化的档案管理方式。

• 档案应用：便捷查询与穿透联查
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。这一流程优化解决方案大大提高了档案的利用效率。

合思档案核心亮点：创新解决方案释放价值

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为企业的流程优化解决方案提供了强大的技术支持。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这一流程优化解决方案让企业的档案管理更加灵活。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这一流程优化解决方案为企业的财务安全保驾护航。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这一流程优化解决方案让企业在数电票管理上更加得心应手。

合思档案企业价值：降本增效与数据激活

合思档案为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性。同时，它是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。此外，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它还实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，实现了企业效益最大化。这些都是合思档案提供的流程优化解决方案带来的成果。

合思档案典型场景：覆盖企业档案管理全流程

• 档案采集环节：多元方式获取资料
  在档案采集环节，合思档案可通过线上直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，也可上传纸质原始凭证影像，同时支持手工下载pdf/fod等方式获取会计资料。这一流程优化解决方案确保了档案采集的全面性和便捷性。

• 档案制档环节：自动整理匹配组件
  档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，实现电子凭证数据自动匹配组装，完成档案制档。这一流程优化解决方案大大提高了制档效率。

• 档案管理环节：智能利用与辅助备查
  档案管理环节，对全量电子会计档案和必要且少量的纸质档案进行管理，通过智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等方式主动利用电子档案，同时对纸质档案进行辅助备查。这一流程优化解决方案让档案管理更加科学高效。

• 档案利用环节：多维度查询满足需求
  档案利用环节，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。这一流程优化解决方案提升了档案的利用价值。

合思档案成功案例：实践验证实力

多个企业的成功案例证明了合思档案的有效性。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分体现了合思档案流程优化解决方案的优势。

合思档案市场定位：行业领先合规保障

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它拥有多项认证和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，满足国家政策要求，确保电子会计档案合规性管理。合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。同时，它具备强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这种独特的市场定位和优势，为企业提供了可靠的流程优化解决方案。

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票时代的发展和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务。目前已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择合思档案。

如果您的企业也想开启高效的电子会计档案管理之旅，不妨选择合思档案。现在可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系我们，还能免费试用我们的流程优化解决方案，感受合思档案的魅力。