在数字化浪潮席卷全球的当下，各行各业都在积极拥抱数字变革，以提升自身的竞争力和运营效率。就拿某知名头部数字阅读品牌来说，其业务经营在数字化方面已然取得了显著进展，但在财务管理领域，数字化程度却相对滞后。该品牌在财务工作中面临着诸多难题，如数据分散、处理单据量庞大、打印成本居高不下以及票据原文易丢失等。这些问题不仅制约了企业的财务管理效率，也给企业的进一步发展带来了阻碍。
而合思信息技术有限公司，自2014年创立以来，便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务，助力企业解决在财务数字化转型中遇到的各种问题。
数字阅读品牌的职场费用管理困境
该数字阅读品牌业务规模不断扩大，业务经营的数字化程度较高，然而财务管理却未能跟上步伐，在职场费用管理方面存在着诸多痛点。
数据分散是首要问题。企业内部数据分散在多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，使得企业在职场费用管理上陷入被动局面。
大量的单据处理也是一大难题。每个财务月均需处理500 + 张单据，而且全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入这种大量低价值、机械性的工作中，人效极低，无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
高昂的打印成本和纸张浪费问题也不容忽视。全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还增加了企业的运营成本。
此外，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，效率低下，无法适应企业快速扩张的需求，严重影响了职场费用管理的效率和质量。
合思的职场费用管理解决方案
合思为该数字阅读品牌提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，为职场费用管理带来了全新的变革。
该方案能够保障财务准确性，使企业审计顺利通过，符合上市要求。在提升财务及时性方面，效果显著。结账时间从原来的T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5，大大提高了财务工作的效率。
同时，该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让职场费用管理更加便捷高效。员工可以将更多的精力投入到业务工作中，提升工作积极性和效率。
解决方案的实施步骤
合思在为该品牌实施解决方案时，采取了一系列具体的步骤，以确保方案的顺利落地和有效实施。
首先，协助企业构建业财平台，打通各系统数据连接。通过整合分散的数据，实现数据的流通和共享，为职场费用管理提供准确、及时的数据支持。
其次，实现发票OCR识别验真，保障企业费用合规。这一举措有效避免了虚假发票和不合规费用的报销，降低了企业的财务风险。
然后，建立审批流转路径，有效管理员工借款与核销。清晰的审批流程使得职场费用管理更加规范，避免了借款和核销过程中的混乱和违规行为。
最后，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。原生性存储确保了财务档案的完整性和真实性，方便企业进行档案管理和查阅。
实施解决方案后的成果与效益
通过实施合思的解决方案，该数字阅读品牌在职场费用管理方面取得了显著的成果和效益。
在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，大大提高了付款效率。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，让职场费用管理更加高效便捷。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，降低了企业的差旅成本。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，提高了人力资源的利用效率。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，同时减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让职场费用管理更加规范合法。
在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让职场费用管理更加人性化。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展奠定了基础。
成功经验分享与合作邀请
该数字阅读品牌引入合思产品后，成功降低了差旅成本和档案管理成本，实现了财务数字化转型，在职场费用管理方面取得了显著的成效。这一成功案例充分证明了合思在财务数智化领域的专业能力和解决方案的有效性。
合思具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。同时，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。
如果您的企业也在职场费用管理方面面临着诸多问题，想要实现财务数字化转型，不妨来体验一下合思的产品和服务。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，让您亲身体验合思解决方案的魅力和价值。现在就行动起来，与合思合作，开启企业财务数字化转型的新篇章！
