在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为财务领域的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的电子凭证数字化转型提供了宝贵的经验。
传统财务档案管理痛点剖析：成本高企效率低，合规性难题待解
传统的财务档案管理模式存在诸多痛点，犹如沉重的枷锁，制约着企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。然而，即便投入了如此多的精力，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业对财务数据合规性的管理要求。
COMMUNE 幻师同样面临着传统财务档案管理的困境。其档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元，门店报销周期长达 2 个月，且电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这不仅增加了企业的运营成本，还严重影响了工作效率。
云南菜品牌连锁经营企业在多地拥有直营门店，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档。纸质档案的打印成本高，存储需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。同时，纸质档案资料的查找困难，海量资料需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，对财务数据合规性的保障也存在不足。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管 1 年后再移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案。这种传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，而且在进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，难以保证财务数据合规性。
合思档案解决方案：全流程打通，为企业财务数智化保驾护航
合思档案的诞生，正是为了解决传统财务档案管理的诸多痛点。它实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了电子会计档案管理的完整方案。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案能够为客户提供全方位的财务数智化服务。它以客户为中心，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。
合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。在保障财务数据合规性方面，合思档案有着独特的优势。它严格遵循相关法规和标准，对电子会计档案进行规范化管理，确保数据的真实性、完整性和安全性，为企业的财务合规运营提供坚实的保障。
合思档案核心功能揭秘：智能高效，精准管控
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），实现了开放式接口互联和自主采集。大文件能够自动切割，数电票可以实现自动化解析，大大提高了数据采集的效率和准确性，也为财务数据合规性提供了有力支持。
预归档服务集成了多种服务和规则引擎，能够进行智能关联和自动组装。它还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保电子会计档案的质量和合规性。在数据采集和处理过程中，严格把关，保障财务数据合规性。
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节。合思档案实现了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，还具备水印管理功能，档号符合国标要求。这一系列措施确保了档案管理的规范性和安全性，有效保障了财务数据合规性。
档案服务功能提供了辅助审计、项目管理、统计分析等支持。它支持多维检索和一站式预览，用户可以在线借阅档案，还能实现异构系统联查。实物混序归档和可视化盘点档案数据的功能，让档案管理更加高效和便捷，进一步保障了财务数据合规性。
合思档案行业应用案例展示：实际效果显著，价值凸显
在不同行业中，合思档案都展现出了卓越的应用效果和价值。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。人工耗时减少了 90%，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年可减少综合成本 20 万元。这不仅提高了工作效率，还降低了成本，同时也更好地保障了财务数据合规性。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。通过合思档案的应用，企业实现了降本增效，同时在财务数据合规性管理方面也更加规范和有效。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超 30 万元。业财融合提升了 80%，财务提效 90%。这使得企业的财务管理更加高效和精准，有力地保障了财务数据合规性。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到了 100%。合思档案帮助企业解决了档案管理的难题，提高了工作效率，确保了财务数据的合规性。
电子凭证数字化转型的浪潮势不可挡，企业抓住这一机遇，选择合思档案，无疑是实现财务数智化升级的明智之举。《电子会计档案实践案例集》将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。未来财务用合思，让有限更有效。
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