在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的推广使用。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。然而，传统纸质档案管理却存在诸多问题。比如好想你健康食品股份有限公司，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等痛点；COMMUNE幻师也遭遇成本高、效率低、合规难等困扰。企业在档案管理上耗费了大量的人力、物力和时间，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已无法满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，合思档案的推出恰逢其时。
合思档案：电子会计档案管理的先锋之作
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。而合思档案，正是合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。
合思档案的发展历程见证了其不断创新和进步的过程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，该平台全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2023年，它升级为「合思档案」，深入探索企业“单套制”落地的最佳实践；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。
合思档案的功能蓝图十分强大。它能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在报销记录管理方面，合思档案从源头到最终归档，为企业提供了一站式的解决方案，让报销记录的管理更加高效、精准。
合思档案核心功能：破解企业报销记录管理痛点
- 档案采集：高效获取报销记录数据
合思档案的档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析。这意味着企业在进行报销记录管理时，可以通过开放的接口与各种系统进行互联，自主采集相关的档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割处理，对数电票也能实现自动化解析，大大提高了数据获取的效率。无论是大量的报销单据还是复杂的电子凭证，都能快速、准确地被采集到系统中，为后续的处理奠定基础。 - 档案制档：确保报销记录质量与合规
档案制档环节实现了智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。在报销记录管理中，系统能够智能地将相关的报销记录进行关联，并自动组装成完整的档案。同时，会对档案进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）和业务检测，确保档案的质量和合规性。企业还可以根据自身需求自定义版式文件，使报销记录更加规范、清晰。这样一来，不仅保证了报销记录的准确性，也为企业的合规经营提供了有力保障。 - 档案管理：保障报销记录安全有序
档案管理方面，合思档案有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。在报销记录管理中，通过精准的权限管控，不同的人员只能访问和操作其权限范围内的报销记录，确保了数据的安全性。档案目录可以根据企业的需求灵活扩展，方便对不同类型的报销记录进行分类管理。水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步保障了报销记录的安全和有序管理，防止数据被篡改或丢失。 - 档案利用：方便报销记录查询使用
档案利用可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。在报销记录管理中，企业可以通过多维检索功能，快速找到所需的报销记录。一站式预览功能让用户无需在多个系统或页面中切换，即可查看报销记录的详细信息。在线借阅和异构系统联查功能，方便了不同部门之间的协作和信息共享。实物混序归档和可视化盘点功能，使得对报销记录的实物档案管理更加直观、高效，大大提高了报销记录的查询和使用效率。
合思档案行业应用：多领域助力企业降本增效
- 食品行业：好想你开启报销记录管理新篇章
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着传统报销记录管理的诸多难题。通过引入合思档案，公司打破了信息壁垒，实现了数据同源。在报销记录管理方面，自动组装功能方便了审计工作的开展。借助虚拟档案库房和二维码技术，公司实现了对报销记录实物的高效管理。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收报销记录减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。合思档案为好想你在报销记录管理上带来了显著的效益提升。 - 餐饮行业：COMMUNE幻师实现报销记录无纸化管理
COMMUNE幻师在餐饮行业具有一定的规模，传统的报销记录管理模式成本高、效率低。上线合思档案电子会计档案管理系统后，实现了报销记录的无纸化管理、去人工化和资产化。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。合思档案让COMMUNE幻师在报销记录管理上实现了质的飞跃，不仅降低了成本，还提高了工作效率。 - 家居行业：金牌橱柜优化报销记录管理流程
金牌橱柜家居科技股份有限公司利用合思档案统一存储各类报销记录档案数据，构建了完整的业务证据链。在报销记录管理方面，实现了数据共享和银行回单无纸化。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估每年节省总体成本30万+，档案合规性达到100%。合思档案优化了金牌橱柜的报销记录管理流程，提高了数据的准确性和合规性。 - 数字阅读行业：帆书实现报销记录数字化存储
帆书在数字阅读行业发展迅速，随着业务的增长，报销记录管理的压力也日益增大。采用合思档案后，实现了全量财务报销记录的数字化存储，电子与实物档案高度关联。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案为帆书的报销记录管理带来了巨大的变革，实现了高效、低成本的管理目标。
在电子凭证全流程无纸化时代已经到来的今天，企业应顺应这一趋势，积极采用先进的电子会计档案管理解决方案。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。未来财务用合思，让有限更有效。选择合思档案，企业将开启财务数智化的新征程。
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