在企业的日常运营中，传统会计档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业各层级人员喘不过气来。企业高管常常抱怨，纸质档案管理成本巨大，不仅在存储上需要占据大量空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这就好比手中握着一堆宝藏，却无法挖掘其价值。
财务人员也苦不堪言，面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，枯燥繁复的流程让他们的工作热情逐渐消磨殆尽。而业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。
传统的纸质档案管理，存在着诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要专门的档案室和档案柜来存放档案，对存储空间的需求极大。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效的利用。更严重的是，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。在这样的背景下，企业急需一种高效、智能的档案管理解决方案，而合思档案解决方案应运而生。
全场景覆盖：合思档案一站式解决方案
合思档案为企业提供了一套全面的解决方案，其中包括领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的报销记录归档及档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，能够保证财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。这就好比为企业构建了一个数字化的档案仓库，所有档案都能有序存放，随时取用。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是何种类型的报销记录，都能在合思档案中找到合适的“归宿”。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障企业的财务合规。在报销记录归档过程中，确保每一笔报销都有完整的证据支持。
核心功能揭秘：合思档案的强大优势
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多源采集：数据获取无死角
合思档案在多源采集方面表现出色。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成的要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。这就像是为企业打造了一个数据收集的“大漏斗”，将各个系统中的报销记录数据都精准地收集起来。
此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持手动采集和自主补录。企业可以通过多种便捷的手动数据补录方式来处理这些零散数据，确保所有报销记录都能被纳入管理。 -
智能制档：高效匹配省人力
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能大大减少了人工匹配的工作量，据统计，能够减少90%的人工匹配工作量，让报销记录归档工作变得轻松高效。 -
档案管理：精细管控更灵活
在档案管理方面，合思档案具备权限管理和精准管控的能力。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。这就好比为企业的档案管理设置了一道道“防火墙”，确保不同人员只能访问和操作其权限范围内的报销记录。
同时，合思档案还支持档案目录的灵活扩展。企业可以自定义档案目录分类，维护、新增档案字段，拓展档案目录框架，以适应不同类型报销记录的管理需求。 -
档案应用：多维检索畅无阻
合思档案的档案应用功能十分强大。它实现了多维检索，能够满足企业多场景的查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，还可以按目录、全文检索，按检索条件能够快速定位结果，并且支持批量检索。无论是查找某一笔具体的报销记录，还是进行批量的报销记录查询，都能在短时间内完成。
此外，它还能实现一站式预览和穿透联查。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在报销记录归档后，企业可以方便地对相关数据进行深入查询和分析。
企业收益突显：合思档案价值无限
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先是降本增效，企业可以彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，能够节约70%的纸张成本和75%的整理成本，同时检索效率提升90%。这就像是为企业节省了一大笔开支，让企业的资金得到更有效的利用。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。所有的报销记录数据都能在一个系统中进行集中管理和处理，实现了数据的无缝对接和流通。
合思档案还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对报销记录等档案数据的分析，发现企业运营中的问题和潜在机会，为企业的决策提供有力支持。
通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大的提升。在报销记录归档及管理过程中，各个环节都能高效协同，提高企业的整体运营效率。
场景应用展示：合思档案各显神通
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CEO/高管：数据驱动决策
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理。它能够提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过对报销记录等档案数据的分析，高管可以更好地了解企业的运营状况，做出更加科学合理的决策。同时，合思档案还能提升财务服务效率，降本增效，实现企业的绿色低碳运营。 -
归档员/财务：轻松管理档案
归档员和财务人员在使用合思档案后，工作效率得到了极大的提高。他们可以告别重复低价值的工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。在报销记录归档工作中，他们可以轻松完成档案管理任务，提高档案的利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
外部审计：高效便捷审计
对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计的效率和便捷性，在报销记录审计过程中，能够快速准确地获取所需数据。
客户见证：合思档案实力验证
众多企业已经通过使用合思档案，解决了报销记录归档及档案管理的难题，实现了降本增效和数字化转型。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分展示了合思档案在提升企业运营效率方面的强大能力。
徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在报销记录归档和管理方面，实现了高效便捷的操作。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，企业成本降低，管理自动化，流程精简。
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