在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为提升运营效率、增强竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也遇到了诸多难题，而合思的出现，为其带来了新的转机，尤其是在出差审批数字化方面，发挥了巨大的作用。
动力源财务困境：转型之路坎坷多
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。当时，企业自建了多个系统，期望以此提升财务管理的效率和精准度。但现实却与预期差距较大。
多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅耗费了大量的时间和精力，还降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入，发票验真、查重也都依赖手工操作，这些基础工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后也是困扰动力源的重要问题。同一个报销信息在多个系统中分别管理，各个系统之间无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表的统计也依赖手工操作，管理者无法实时掌握准确的数据信息，这对企业的决策和运营管理带来了极大的不便。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务管理的难度。在出差审批方面，传统的方式不仅效率低下，而且容易出现信息不准确、审批不及时等问题，严重影响了员工的出差体验和企业的运营效率。
合思方案：精准施策破难题
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，在出差审批数字化方面更是亮点频现。
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系统集成：数据流通畅无阻
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，使得人员信息在各个系统间能够实时共享，为出差审批等流程提供了准确的人员信息支持。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，在出差审批过程中，相关的订单信息能够及时呈现，为审批提供了更全面的依据，确保出差与业务订单的紧密关联，提高了审批的准确性和效率。 -
产品应用：无需报销重塑流程
合思的“无需报销”模式颠覆性地重塑了商旅出行流程，尤其是在出差审批数字化方面发挥了重要作用。业务人员因公出差消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合企业规定，实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化的操作，不仅大大缩短了报销周期，也让出差审批流程更加高效、透明。员工在提交出差申请时，系统能够自动根据规则进行审批，减少了人为干预，提高了审批速度。 -
连接能力：打破壁垒促协同
合思系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人的系统中，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。在出差审批方面，各部门负责人可以及时收到审批信息，根据系统提供的全面数据进行审批决策，避免了信息不对称导致的审批延误。同时，跨系统的数据同步也使得出差相关的各项数据能够及时汇总和分析，为企业的财务管理和决策提供了有力支持。
方案推进：定制实施稳落地
合思结合动力源的业态和组织变化，精心定制了包含系统集成和无需报销应用场景的财务数字化解决方案。在方案实施过程中，合思充分考虑动力源的实际需求，逐步推进各项工作。从系统的对接和调试，到员工的培训和使用指导，每一个环节都严谨有序。通过与动力源各部门的密切沟通和协作，确保了方案的顺利实施，尤其是在出差审批数字化方面，让员工能够快速适应新的流程和系统，提高了工作效率。
成果彰显：效率提升效益佳
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，出差审批数字化的优势也得到了充分体现。
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效率大幅提升
动力源的整体效率提升了300%，报销周期大幅缩短。在应用合思解决方案之前，员工的报销周期普遍需要4周，而应用之后，报销周期缩减至1周以内。这一巨大的变化不仅提高了员工的满意度，也让企业的资金流转更加顺畅。在出差审批方面，审批时间也大大缩短，员工能够更快地得到审批结果，及时安排出差行程，提高了业务开展的效率。 -
成本显著节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员不再需要花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多的精力，可以将更多时间投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。同时，在出差审批数字化的过程中，减少了人工干预和错误，进一步降低了管理成本。 -
流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的出差体验更加便捷。在出差审批方面，员工只需在系统中提交申请，系统会自动根据规则进行初步审核，相关信息会自动关联和呈现，审批人员可以快速做出决策，提高了审批的准确性和效率。 -
费控合规统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。系统能够自动对出差申请和消费进行合规性检查，确保每一笔费用都符合企业的财务制度。同时，统一的结算方式也提高了财务管理的规范性和透明度。
动力源评价：合作共赢展未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。动力源对合思的解决方案给予了高度评价，尤其是在出差审批数字化方面，为企业的财务管理和运营效率提升带来了巨大的帮助。
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