在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理的必然趋势。自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题仍待解决，传统财务档案管理更是痛点重重。
以好想你健康食品股份有限公司为例，其面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题；金牌橱柜家居科技股份有限公司也存在会计档案散落各系统、数据难利用，纸质档案管理效率低等困扰。传统纸质档案管理需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免，且受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同时，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在这样的背景下，合思档案——一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的会计档案电子化系统应运而生。
会计档案电子化系统的功能蓝图与成长轨迹
合思档案作为一款先进的会计档案电子化系统，有着清晰且强大的功能蓝图。它能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
从成长历程来看，2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020 年全面面向市场，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作。2021 年助力 9 个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022 年推出全新“单套制”解决方案，2023 年升级为「合思档案」，2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。
在档案采集方面，该会计档案电子化系统具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，有四性检测·业务检测·自定义版式文件。档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。档案利用可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
合思档案的业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层包括辅助审计、证据方案库等。
会计档案电子化系统的核心优势尽显
合思档案这一会计档案电子化系统具有众多核心功能与优势，为企业财务管理带来了质的飞跃。
自动化归档是其一大亮点，它告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。该系统实现了全流程合规化、自动化、数字化，通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。
以成本节约为例，一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。
合思档案广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效，自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到 99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了大量的时间和资源。
会计档案电子化系统的实际应用成效显著
合思档案这一会计档案电子化系统在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的实际效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超 30 万元，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。
选择合思档案开启财务数智化转型之旅
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。“未来财务用合思 让有限更有效”这一宣传语，充分体现了合思能为企业带来的价值。
如果您的企业也想摆脱传统财务档案管理的困境，实现财务数智化转型，提升竞争力，不妨选择合思档案这一会计档案电子化系统。现在拨打 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。欢迎企业咨询合作，还可免费试用，开启高效财务管理新篇章。
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