差旅账单管理：电子凭证数字化转型下的破局之道

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证无纸化具有诸多优势，它能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入，电子凭证全面数字化应用面临着凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等多重数字鸿沟，阻碍了单位会计数字化转型的进程。在此背景下，中国财政科学研究院等机构与北京合思信息技术有限公司联合发起研究，发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，引领会计数字化转型的绿色新方向，也为差旅账单管理带来了新的机遇。

市场形势：数电浪潮下的转型趋势

当前，电子凭证会计数据标准试点工作成效显著，试点范围逐步扩大，电子凭证开具数量呈爆发式增长。银行业开具的电子回单数量一马当先，数电票开具量更是大幅增长，远远超过传统格式的增值税电子发票。

调研显示，大部分企业已经深刻意识到加快财务数字化转型的必要性。有 52.28%的企业对财务数字化持“比较接受”和“积极响应”的态度，并且已经在规划数字化改造；43.39%的单位表示愿意增加投资来实现电子会计凭证管理。数电票作为未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力，其开具量持续快速上升。它首次将发票数据和版式文件区分开来，为企业的数字化转型注入了强大动力。

电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，达成全场景、全链路的智能化无需报销，这也将极大地提升差旅账单管理的效率和水平。

痛点分析：转型之路的重重阻碍

企业在电子凭证数字化转型过程中，面临着诸多问题和挑战，这些问题同样影响着差旅账单管理。
电子凭证存在逆数字化、伪数字化和非数字化等误区。比如，将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账、需手工查验合法真实等做法，不仅不符合数字化发展趋势，还存在数据错误、安全漏洞和数据安全风险隐患。
企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有一定了解，但仍有部分政策认知程度较低。有 34.2%的受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票，这凸显了加大政策宣传力度和提升电子凭证数字化认知水平的紧迫性。
当前处于纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期，大部分企业在会计凭证存储上仍依赖传统纸质档案，存在合规风险。而且，有 30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这带来了较大的审计风险和税务风险。
此外，企业电子凭证数字化转型还面临着电子凭证类型多、格式复杂，对人员素质要求高；电子凭证数据存储安全要求高，难以保管易丢失；缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发；涉及多个政府部门难以协同等问题，这些问题都增加了差旅账单管理的难度。

解决方案整体策略概述：破局之钥

面对上述痛点，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案。通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
为了适应新的工作流程和技术环境，企业需要加强内部培训和技能提升；投资于先进的 IT 基础设施，确保数据的安全性和可靠性；与相关政府部门建立更紧密的合作关系，提高效率和质量；寻求外部专家的帮助，设计和实施有效的电子凭证管理系统。
以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动企业内外数据共享，实现电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。数字基础设施也助力电子凭证数字化转型实现全流程闭环，如浙江财政厅的“浙里报账”平台和合思财务收支管理平台，通过构建开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，推动企业优化经济业务流程，也为差旅账单管理提供了有力支持。

核心模块：精细管理的利器

合思财务收支管理平台功能强大，具备差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账、总额受控、退票预定、AI 辅助决策、移动端应用、多语言支持、安全隐私保护、定制化服务、持续更新升级等功能，能有效提升差旅账单管理的精细化程度。
合思的电子会计档案管理方案能够广泛连接异构系统，实现档案应收尽收，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等数据来源。通过接口传输、自动归档等功能，实现智能组单、四性检测、档案借阅、移交、鉴定、销毁等全生命周期管理，为差旅账单的归档和管理提供了可靠保障。
合思的无需报销解决方案可实现便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让差旅账单管理更加高效、便捷。
合思平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，进一步提升差旅账单管理的效率。

竞争优势：脱颖而出的实力

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，在财务数智化领域拥有较强的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够持续投入研发，为差旅账单管理提供更先进的技术和解决方案。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更优质的服务，确保差旅账单管理的顺利进行。
合思财务收支管理平台具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，提高企业的工作效率和管理水平，为差旅账单管理提供更全面的数据支持。
合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，满足不同企业在差旅账单管理方面的多样化需求。

成功案例：实践出真知

某国民经典零食品牌通过合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，在差旅账单管理方面取得了显著成效。年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理；打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链；线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理；智能关联，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。
某企业通过合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗；凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。
某知名头部数字阅读品牌引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，在差旅账单管理的增效、降本、合规等方面都有出色表现。增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率；降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用；合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求；先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
某世界 500 强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升；财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，也为差旅账单管理提供了良好的示范。

服务体系：全程无忧的保障

合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括顾问咨询、技术支持等。无论是在差旅账单管理系统的使用过程中遇到问题，还是需要进行系统升级和优化，客户都能得到及时、专业的帮助。
为了让客户更好地体验产品功能和服务，合思为新客户提供为期一个月的免费试用。在试用期间，客户无需任何费用即可开始使用，深入了解合思的解决方案在差旅账单管理方面的优势。
合思提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案，满足不同企业的预算需求。企业可以根据自身的实际情况选择最适合的套餐，实现差旅账单管理的成本效益最大化。
此外，合思还提供丰富的培训资源，包括视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助用户快速掌握产品的使用方法和技巧，提高差旅账单管理的效率和水平。

电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，对于差旅账单管理来说，更是具有重要的意义。它有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。

合思的敏捷财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的痛点和挑战，实现降本增效、合规经营和低碳运营，提升差旅账单管理的质量和效率。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，具有良好的口碑和市场反响。

企业应积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，选择合思的解决方案，实现财务管理全面提升。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启差旅账单管理的新时代。