合思档案：解锁财务档案管理数字化新密码

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。按照规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多传统痛点。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地问题而烦恼，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费了大量时间。

此外，纸质档案管理还存在着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；同时还面临高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，且电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套专业的电子会计档案管理解决方案。

多元方案：满足不同企业档案管理需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电轨运行时，线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。其生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。该方案还创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。档案管理系统功能在这些解决方案中得到了充分体现，为企业提供了全面、高效的档案管理支持。

卓越功能：彰显电子会计档案管理先进性

合思档案的核心功能与优势，从多个方面展现了其在电子会计档案管理上的先进性。

多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。档案管理系统功能中的多源采集，为企业整合各类会计资料提供了有力保障。

智能制档功能可实现电子凭证数据自动匹配组装。通过规则引擎进行会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查阅更便捷，同时具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。档案管理系统功能的智能制档，大大提高了档案整理的效率和准确性。

档案管理功能具备多场景适配能力，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。档案管理系统功能在档案管理环节，为企业提供了精细化的管理手段。

档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用功能，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控。档案管理系统功能的档案应用，让企业能够充分利用档案数据，发挥其价值。

真实案例：见证合思档案应用成效

众多企业通过使用合思档案，切实解决了档案管理难题，取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效十分显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。企业成本大幅降低，以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。档案管理系统功能在该企业的应用，有效提升了档案管理效率和质量。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。档案管理系统功能帮助该集团型企业优化了档案管理流程，降低了成本。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案便捷高效。管理成效为统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30万 + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。档案管理系统功能为该企业解决了档案管理的痛点，提升了管理水平。

某教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一标准，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。档案管理系统功能助力该教育集团实现了档案管理的数字化转型。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。众多客户对其给予高度评价，如海亮教育在使用合思档案后共享单位数量大幅增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团实现无纸化，管理效率大大提升等。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想提升财务档案管理水平，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，开启高效财务档案管理之旅。