合思档案：开启财务合规档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正经历着一场深刻的变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，信息化建设成为亟待弥补的短板。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业财务档案管理数字化转型的趋势中，发挥着至关重要的作用，能够为企业解决内外交困的财务合规档案管理问题。

政策与数电票双轮驱动市场变革

近年来，政策层面不断为电子会计档案的发展提供支持。2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，明确满足相关条件的企业可以仅以电子形式进行归档。2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号进一步肯定了电子凭证的法律效力，规定满足条件的企业可仅以电子会计凭证进行报销入账归档。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，这为企业财务合规档案管理的数字化转型奠定了坚实的政策基础。

与此同时，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票具有特殊的管理要求，须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化对企业的财务合规档案管理提出了更高的要求，企业必须建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系，以适应数电票时代的财务管理需求。

企业财务档案管理痛点剖析

• 高管之困：成本高企与数据难用
  企业高管在财务合规档案管理方面面临着诸多难题。纸质档案管理不仅成本巨大，包括纸张、打印、存储等方面的费用，而且占用大量的物理空间。更重要的是，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析和利用，这使得企业在决策过程中缺乏有力的数据支持。

• 财务之累：繁琐工作消磨热情
  财务人员是财务合规档案管理的一线人员，他们每天需要处理大量的档案数据。整理这些数据不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。长期下来，财务人员的工作热情逐渐降低，工作效率也受到影响。

• 业务之烦：报销流程繁琐耗时
  业务人员在出差、招待等活动后，需要进行报销。传统的报销方式要求他们留存纸质票据并上交，整个流程繁琐且耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，也影响了企业的运营效率。

• 企业之痛：成本与合规风险并存
  除了上述人员面临的问题外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本包括纸质凭证输出的耗材成本以及档案室和档案柜等存储空间的需求；高隐形成本主要体现在手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

合思档案：管理与服务融合的解决方案

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它携手企业，共同挖掘协作的价值，助力企业实现数智化转型。

• 为高管赋能：数据资产沉淀与决策支持
  对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务合规档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，合思档案为企业决策提供数智化支持，帮助企业实现降本增效和绿色低碳运营。

• 为财务减负：高效工作与数据透明
  对于归档员和财务人员，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使财务人员能够轻松完成财务合规档案管理工作，同时提高档案利用效率。

• 为审计助力：在线化与可溯源
  在外部审计方面，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案核心模块揭秘

• 便捷调阅与混序归集模块
  合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），为企业提供了全面的财务合规档案管理解决方案。

• 档案扩展解决方案模块
  该模块可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，合思档案帮助企业扩展财务合规档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

• 证据链完整性解决方案模块
  合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，它将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障财务合规。

• 数电票解决方案模块
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保财务合规档案管理的准确性和高效性。

合思档案竞争优势突显

• 广泛连接能力
  合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，确保企业财务合规档案数据的完整性和准确性。

• 自动归档能力
  合思档案具备100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的风险，保障了财务合规档案管理的质量。

• 合规性保障
  作为符合国家政策要求的档案系统，合思档案在电子会计档案合规性管理方面表现出色。它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，为企业提供了可靠的合规保障。

• 灵活迭代能力
  合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，并且拥有稳定的迭代能力，及时应对市场变化和企业需求的升级，确保企业财务合规档案管理始终处于领先水平。

合思档案成功案例展示

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，有效提升了财务合规档案管理的效率和质量。

• 案例二：集团型企业的标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，为企业的财务合规档案管理带来了显著的改善。

• 案例三：企业成本节约与效率提升
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保证业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，有效降低了企业的财务合规档案管理成本，提高了工作效率。

• 案例四：教育集团的智能化升级
  某中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，提高了工作效率，实现了财务合规档案管理的智能化升级。

合思档案完善服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思服务6000 + 企业客户，提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。同时，合思拥有完善的售后支持，客户可通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com、微信公众号和微信小程序等多种方式联系合思获取服务。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业解决内外交困的财务合规档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性等显著成效。众多成功案例证明了合思档案的有效性和实用性，它能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。

如果您的企业也希望提升财务合规档案管理水平，不妨免费试用合思档案，开启财务档案管理数字化转型之旅。