合思档案：引领企业档案数字化流程变革

在数字化浪潮的席卷下，数电票时代已然来临，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须紧跟时代步伐，加速信息化建设。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的纸质档案管理模式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

纸电混合时代，企业各层面人员都在纸质档案管理中遭遇诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的困境，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。

传统纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件不够精细、数据无法有效利用；同时还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，档案数字化流程的管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

多元角色专属：合思档案定制化方案

合思档案为企业不同角色提供了精准的解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。通过合思档案，企业能够提升财务服务效率，实现降本增效，迈向绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案可以大大提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据实现同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作轻松完成，同时提高档案利用效率。
在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，优化档案数字化流程。

功能模块揭秘：合思档案全面管理能力

合思档案拥有丰富的功能模块，展示了其全面的档案管理能力。
智能采集支持多源采集，通过跨系统数据集成，利用自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持手动采集和自主补录，为档案数字化流程的第一步提供了便利。
预归档服务提供自动归档、业务检测、检测台账、动态介质打标、增量归档等功能，这些功能保障了归档数据的准确性和合规性，让档案在归档前就得到严格的审核。
基础管理涵盖档号管理、账套管理、组织权限管理、水印管理等多个方面，确保档案管理的规范化和安全性，为档案数字化流程建立了坚实的基础。
档案服务包括身份调查、全文检索、档案借阅、多值批量检索等功能，满足了用户多样化的档案查询和使用需求，让档案的使用更加便捷高效。

核心亮点聚焦：合思档案优势尽显

合思档案具有众多核心亮点，凸显了其在档案管理领域的优势。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链，优化档案数字化流程体验。
应收尽收，“四性检测 + “业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规，保障了归档数据真实、完整、安全、可用。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
合思档案还提供档案扩展解决方案，拥有可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

价值效益突显：合思档案助力企业腾飞

合思档案为企业带来了显著的价值。
在降本增效方面，它节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率。实现档案管理合规不打印，助力双碳目标落地，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，优化档案数字化流程的成本结构。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。
合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。从数据到决策，为企业提供了有力的决策支持，让企业在档案数字化流程中获取更多的价值。
通过资源重组，合思档案实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，帮助企业更好地应对市场变化和挑战。

典型场景展示：合思档案实用性尽显

合思档案在多个典型场景中展现出了其实用性。
在报销业务中，它可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理。通过规则引擎自动组装档案，形成完整的业务证据链，让报销业务的档案数字化流程更加顺畅。
档案调阅支持多维度、多视角、多渠道查询，满足了企业不同人员的查阅需求。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示等。
外部审计时，审计人员可通过电子会计档案系统实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，优化了审计过程中的档案数字化流程。
企业在进行档案移交、鉴定、销毁时，可实现全流程线上化管控。电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。

成功案例分享：合思档案应用效果显著

众多企业使用合思档案取得了显著的效果。
某企业年单据量达2.6亿，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用后实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效，优化了档案数字化流程。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，使用合思档案前档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。使用单套制管理方案后实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业使用合思档案前档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用后统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，使用合思档案前档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。使用单套制管理方案后以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位剖析：合思档案差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。
合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，优化了档案数字化流程的连接性。
它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档。
合思档案符合国家政策要求，能够进行电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案帮助企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用，是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将继续携手企业，在数电票时代为企业提供更优质的财务数智化服务，助力企业实现全面数字化转型。合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有专业的服务团队，为企业提供全方位的支持和保障。

如果您想体验合思档案带来的便捷与价值，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号和微信小程序关注合思，还可免费试用合思档案，开启档案数字化流程的全新体验。