档案数字化流程助力企业财务档案管理变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策显示，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高的压力，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员不得不花费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥且繁复。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐又耗费时间。

此外，企业纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜等存储空间；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。而国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，档案数字化流程的完善迫在眉睫。

合思档案：企业财务档案管理的破局之钥

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如黑暗中的明灯，为企业解决内外交困的档案管理问题。它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，让企业摆脱传统档案管理的束缚。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过运用合思档案，企业能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、保证管理合规性100%，真正做到应收尽收，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，实现归档即合规。

同时，合思档案打破物理空间限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”“分类归档”等功能，助力双碳目标落地，为企业的档案数字化流程带来了质的飞跃。

功能模块：档案数字化流程的坚实后盾

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票的大数据解决方案、单据的档案扩展解决方案、凭证的费控系统、账簿的税务系统、报表的QA系统、电子档案的资金系统、纸质档案的影像系统、自定义档案的业务系统、实物备查解决方案及更多系统、数电票解决方案及共享调阅解决方案等。

在电子会计档案全生命周期管理方面，合思档案功能完善。智能采集通过外部生态的规则引擎、业务映射等以及内部的EAI插件、API接口等多种方式采集数据；预归档服务提供自动归档、业务检测等功能；基础管理涉及档号管理、档案储存等；档案服务包括身份调查、实物管理方案等。

多源采集功能也十分强大。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；手动采集可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能；字段映射查阅便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为档案数字化流程提供了全方位的支持。

核心亮点：档案数字化流程的独特魅力

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，满足企业对专业“电子会计档案管理平台”的需求。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

而且，合思档案获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具备合规性和安全性，为档案数字化流程保驾护航。

价值体现：档案数字化流程惠及多方角色

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过完善的档案数字化流程，企业能够更好地把握财务状况，做出更明智的决策。

对于归档员/财务来说，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。让他们从繁琐的档案整理工作中解脱出来，将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。简化了审计流程，提高了审计效率，也保证了审计的准确性和合规性。

合思档案实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览可穿透联查，支持第三方业财系统直接查看档案信息，可视化盘点档案数据，档案借阅服务便捷，还能实现档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控以及线下实物管理，为企业各方面的档案管理工作带来价值，让档案数字化流程更加完善和高效。

典型场景：档案数字化流程的广泛应用

在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。通过完善的档案数字化流程，企业能够更加高效地处理数电票相关业务，确保财务数据的准确性和合规性。

在实物档案管理场景下，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，支持集团共享批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。让实物档案管理也融入到档案数字化流程中，提高管理效率和准确性。

在档案查询调阅场景下，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。通过档案数字化流程，企业能够更快速、准确地获取所需档案信息，提高工作效率。

在档案合规管理场景下，合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。确保企业档案管理符合法律法规要求，为企业的合规运营提供有力支持。

成功案例：档案数字化流程的实践验证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。这充分证明了合思档案的档案数字化流程在大规模单据处理企业中的有效性。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了良好的管理成效。如实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。展示了档案数字化流程在大型集团企业中的强大适应性和优化能力。

某多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。体现了档案数字化流程在多系统数据互联企业中的重要作用和显著效果。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案管理的采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。说明了档案数字化流程在教育行业企业中的适用性和优化效果。

市场定位与差异化优势：档案数字化流程的独特竞争力

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且稳定迭代，及时应对变化。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，档案扩展解决方案具有独特优势。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，在处理海量电子数据方面具有显著优势，为档案数字化流程提供了强大的技术支撑和独特的竞争优势。

合思档案在解决企业财务档案管理问题、助力企业数字化转型等方面具有不可替代的价值。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，是企业数字化建设的必然选择。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的实践经验，未来将在市场中发挥更大的作用，为更多企业提供优质的财务档案管理服务。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，企业可放心选择。

如果您想体验合思档案带来的便捷和价值，不妨现在就免费试用，开启企业档案数字化流程的全新篇章！