合思档案：引领企业电子会计档案数字化转型新征程

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案正扮演着愈发关键的角色。企业在推进数字化进程时，借助OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。要确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，保证档案原生性是关键。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

数电票扩张下的市场新挑战

当下，数电票正以前所未有的速度在市场上扩张。政策明确提出2025年要完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设急需加强。

在收票方面，多项政策认可了电子会计档案和电子凭证的法律效力。2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号肯定了电子凭证的法律效力，满足条件时可仅以电子会计凭证报销入账归档。

开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，以应对合规性审计的严格要求。

纸电混合时代的企业痛点剖析

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题，这些问题严重影响了企业的运营效率和合规性，在合规性审计中也容易暴露出问题。

企业高管面临着纸质档案管理成本高且占地的问题。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用，这在合规性审计中可能导致数据提供不及时、不准确等问题。

财务人员则被大量的档案数据困扰。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。而且在合规性审计时，这种低效的工作方式可能无法及时提供完整准确的档案资料。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。这不仅降低了业务人员的工作效率，在合规性审计中也可能出现票据管理不规范的情况。

企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题在合规性审计中都可能成为风险点。

合思档案的整体解决方案蓝图

合思档案针对不同角色提供了全面的解决方案，旨在帮助企业应对合规性审计，实现数字化转型目标。

对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在合规性审计中能够提供有力的数据支持和合规保障。

对于归档员/财务，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，确保在合规性审计中能够快速准确地提供所需档案资料。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了合规性审计的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为合规性审计提供了全面准确的档案基础。

合思档案的核心功能模块揭秘

合思档案拥有多个强大的核心功能模块，为企业的档案管理和合规性审计提供了有力支持。

档案扩展解决方案：通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足多样化的合规性审计要求。

证据链完整性解决方案：利用可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为合规性审计提供完整准确的证据链。

共享调阅解决方案：满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，提高合规性审计的效率。

数电票解决方案：为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保在合规性审计中数电票管理的合规性。

合思档案的竞争优势凸显

合思档案在功能、技术、合规等方面具有显著的竞争优势，能有效应对合规性审计。

在调阅和归集方面，合思档案便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，支持在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，在合规性审计中能够快速准确地提供所需档案。

在数据处理能力上，合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为合规性审计提供高效的数据支持。

在安全和合规方面，合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，依照《会计档案管理办法》等政策，关注全生命周期建设，完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，确保在合规性审计中符合各项合规要求。

合思档案的成功案例见证

众多不同类型的企业采用合思档案后，取得了显著的成效，在合规性审计中也表现出色。

某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。在合规性审计中，能够快速准确地提供所需档案资料，提升了审计效率和合规性。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理。采用单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在合规性审计中，各项档案管理更加规范，能够轻松应对审计要求。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在合规性审计中，合规性大幅提升，审计过程更加顺利。

中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节均存在问题。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在合规性审计中，能够更好地满足审计的多样化需求。

合思档案助力企业数字化转型

合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。

如果您的企业也想开启数字化档案管理之旅，提升合规性审计的效率和质量，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，还可免费试用合思档案，体验其带来的全新变革。