在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的关键趋势。自2021年12月1日起，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面覆盖。紧接着，2023年5月财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措犹如一颗投入平静湖面的巨石，激起千层浪，标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
然而，企业在这场数字化转型的征程中并非一帆风顺，而是面临着诸多挑战。电子凭证全面数字化应用过程中，犹如走进了一片充满荆棘的丛林，凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等多重数字鸿沟，像一道道难以跨越的沟壑，阻碍着单位会计数字化转型的进程。随着电子发票试点的推广和电子凭证会计数据标准的发布，企业财务管理如同被一只无形的大手推动着，必须加速迈入数字化转型的快车道。而且，企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型时间紧迫，绝非一朝一夕之功，需要提前做好充分的应对准备。
在这样的大背景下，合思凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，为企业提供了一套专业的解决方案，成为企业在数字化转型海洋中的导航灯塔，助力企业在会计档案文档管理方面实现质的飞跃。
经典零食巨头的财务困境
在零食行业，有这样一个知名的国民经典零食品牌，它犹如一颗璀璨的明星，畅销30余年，在消费者心中占据着重要的地位。其业务规模宏大，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，犹如一张巨大的网络，将市场紧密连接。然而，庞大的业务规模也带来了复杂的供应链和多种并行的销售渠道，管理流程横跨多个系统，就像一个复杂的迷宫，繁杂且低效。
在财务方面，该企业面临着诸多痛点。差旅平台对账方案缺乏灵活性，却有着较高的核算精细化管理要求。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，而且难以释放财务的真正价值。此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业在成本管控方面犹如陷入了泥潭，难以实现精细化管理。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，在会计档案文档管理上遇到了巨大的瓶颈。
合思无需报销解决方案揭秘
面对该企业的财务痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的会计档案文档管理带来了新的曙光。
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员工消费环节：便捷开启之旅
员工在进行消费时，首先需要进行差旅申请和业务审批。审批通过后，员工可以选择在合思商城订购商品或服务，也可以通过TMC进行订购。合思商城和TMC会为员工提供详细的对账单，就像贴心的小助手，让员工的消费记录一目了然。这种方式让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了消费流程，提升了员工的消费体验，也为会计档案文档管理的后续环节奠定了良好的基础。 -
财务核算、记账环节：智能高效处理
在财务核算和记账环节，合思的对账结算中心发挥了重要作用。对于线上统一开票的情况，系统可以实现自动拆分结算和自动记账，就像一个精准的智能机器人，高效完成财务核算工作。而对于线下统一开票的情况，虽然需要进行线下结算和手工记账，但也在一定程度上规范了财务流程。这种线上线下相结合的方式，实现了统一开票、自动拆分对账，记账去人工化，提高了财务核算的效率和准确性，进一步优化了会计档案文档管理。 -
档案管理环节：数字化闭环打造
合思在档案管理环节达到了L4级无需报销的水平，可实现共享受阅、混序装盒、自动制档等功能。而其他TMC环节为L3级无需报销，需录入发票等档案。合思解决方案具有多源采集的特点，能够智能制档，实现实物档案混序归档，档案借阅全线上化管理。通过打通12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为会计档案文档管理提供了强有力的保障。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该企业带来了一系列显著的成果，在会计档案文档管理方面取得了巨大的突破。
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成本节约：真金白银的实惠
通过合思的解决方案，该企业实现了年度节约200万+差旅费用的显著成效。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，这一数据的变化直观地展示了合思方案在成本控制方面的强大能力。成本的节约不仅为企业带来了实实在在的经济效益，也为企业在会计档案文档管理方面提供了更多的资源支持。 -
效率提升：工作节奏的加速
财务入账效率提升60%，这是合思解决方案带来的又一重要成果。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务人员不再需要花费大量时间进行繁琐的手工记账和整理工作，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中，进一步提升了会计档案文档管理的效率和质量。 -
管理优化：业财融合的典范
合思解决方案实现了业财有机连接，打通了业务和财务之间的壁垒。通过电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，企业在会计档案文档管理方面实现了质的飞跃。线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思方案优势与未来展望
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，犹如一把万能钥匙，能够有效解决企业在会计档案文档管理方面的财务痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。其构建的开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，随着数字货币和数电票的应用推广，将推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，在会计档案文档管理方面抢占先机。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型的浪潮中脱颖而出，实现财务数字化转型，不妨与合思合作。合思愿与各企业携手共进，共同开启财务数字化转型之旅。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还能免费试用合思的解决方案，体验其在会计档案文档管理方面的强大功能和优势。
