在数字化浪潮的推动下,我国电子凭证改革正以前所未有的速度前行,全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。然而,许多企业在财务档案管理领域仍深陷困境,面临着诸多亟待解决的难题。合思,作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商,凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力,推出了合思档案平台,为企业提供了一套全方位、智能化的财务档案管理解决方案,助力企业实现智能化档案归档,轻松应对财务档案管理的挑战。
档案管理痛点剖析
在传统的财务档案管理模式下,企业犹如置身于一片迷雾之中,面临着成本高、效率低、合规难、利用难等重重困境。
纸质档案管理是企业的一大负担。大量的档案耗材、打印成本以及存储费用如同一座沉重的大山,压得企业喘不过气来。同时,纸质档案需要占用大量的物理空间,并且需要专人进行管理,这无疑进一步增加了企业的运营成本。
报销流程繁琐也是企业面临的一大难题。漫长的报销周期、复杂的审批流程,不仅让员工怨声载道,还容易导致重复报销等问题频发,给企业的财务管理带来了极大的困扰。
电子会计凭证文件的管理同样不容乐观。由于缺乏有效的管理手段,这些文件往往处于分散、无序的状态,难以实现有效的整合和利用,企业无法最大化发挥档案的价值。
实物凭证明与业务的分散,更是让档案的查找和利用变得异常困难。企业在需要查阅档案时,往往需要花费大量的时间和精力进行搜索,而且难以实现准确查找。同时,档案查阅的留痕难、无法多人借阅等问题,也给企业的档案管理带来了诸多不便。
合思档案解决方案揭秘
为了帮助企业摆脱财务档案管理的困境,合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台以智能化档案归档为核心,通过开放式接口互联自主采集档案数据,实现了财务档案“采制管用”全生命周期的合规化、自动化、数字化管理。
在采集环节,合思档案平台通过开放式接口互联,能够自主采集各类档案数据,包括国税总局数电票、增值税电子普通发票、银行电子回单、对账单等。同时,平台还具备大文件自动切割、数电票自动化解析等功能,能够高效、准确地采集档案数据。
在制档环节,合思档案平台采用智能关联、自动组装的方式,将采集到的档案数据进行有机整合,形成完整的档案文件。同时,平台还能够进行四性检测、业务检测、自定义版式文件等操作,确保档案文件的准确性和合规性。
在管理环节,合思档案平台通过精准权限管控、档案目录灵活扩展等功能,实现了对档案文件的精细化管理。同时,平台还具备水印管理、档号符合国标要求等特点,确保档案文件的安全性和规范性。
在利用环节,合思档案平台通过多维检索、一站式预览等功能,实现了对档案文件的便捷查询和利用。同时,平台还支持在线借阅、异构系统联查等操作,方便企业员工随时随地查阅和利用档案文件。
核心功能亮点解读
合思档案平台以其便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点,实现了电子会计档案全生命周期的智能化管理。
在采集环节,平台的开放式接口互联自主采集功能,让企业能够轻松获取各类档案数据。大文件自动切割、数电票自动化解析等功能,进一步提高了数据采集的效率和准确性。
在制档环节,智能关联、自动组装的方式,让档案文件的制作变得轻松简单。四性检测、业务检测、自定义版式文件等功能,确保了档案文件的质量和合规性。
在管理环节,精准权限管控、档案目录灵活扩展等功能,让企业能够对档案文件进行精细化管理。水印管理、档号符合国标要求等特点,确保了档案文件的安全性和规范性。
在利用环节,多维检索、一站式预览等功能,让企业员工能够快速、准确地查询和利用档案文件。在线借阅、异构系统联查等操作,进一步提高了档案文件的利用效率。
用户收益深度洞察
使用合思档案平台,企业能够获得显著的收益,实现智能化档案归档带来的诸多好处。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作,大大提高了工作效率。员工无需再花费大量的时间和精力进行档案的整理和归档,只需将相关数据上传至平台,平台即可自动完成档案的归档工作。
档案利用的便捷高效,让企业员工能够快速、准确地查询和利用档案文件。多维检索、一站式预览等功能,让员工无需再在大量的纸质档案中进行查找,只需在平台上输入关键词,即可快速找到所需的档案文件。
档案数据的同源、透明流转,让企业能够更好地监控和分析档案数据。企业可以通过平台实时了解档案数据的流向和使用情况,及时发现问题并进行处理。
此外,合思档案平台还能够大幅提升企业的归档效率、档案整理匹配效率、报销效率等,减少存储空间占用,节约耗材成本、存储成本、人力成本等综合成本。
典型场景应用展示
合思档案平台在电子凭证开具端和接收端都有着广泛的应用场景,能够满足企业不同的业务需求。
在电子凭证开具端,平台涵盖了国税总局数电票、增值税电子普通发票、银行电子回单、对账单、国铁集团数电票、航空公司航空运输电子客票行程单、中央部门电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等各类电子凭证。企业可以通过平台直接开具这些电子凭证,实现电子凭证的数字化管理。
在接收端,平台支持企业OA电子邮件接收、原文附件存档,接口直联、原文/文件上传,随手记录发票、结构化文件归档存储等多种方式。企业可以通过这些方式接收电子凭证,并将其上传至平台进行管理。
同时,平台还具备发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等功能,能够帮助企业更好地管理财务流程,提高财务管理效率。
客户成功案例分享
众多企业通过使用合思档案平台,取得了良好的效果,实现了智能化档案归档的目标。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案平台后,减少了90%的人工耗时,预计每年可减少综合成本20万元。这一显著的成效,让好想你健康食品股份有限公司在财务管理方面取得了巨大的进步。
COMMUNE幻师在使用合思档案平台后,纸张使用量减少了88%,年节约成本5000万元,报销效率提升了300%。这不仅为企业节约了大量的成本,还提高了员工的工作效率,让企业在市场竞争中占据了更有利的地位。
云海肴在使用合思档案平台后,节省了打印、存储等总体成本30万/年,业财融合提升了80%,财务提效90%。这让云海肴在财务管理方面实现了质的飞跃,为企业的发展提供了有力的支持。
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