在我国电子凭证改革加速推进的当下，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题，如同巨石般横亘在企业财务数智化转型的道路上。传统财务档案管理模式也遭遇了前所未有的挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案，为企业解决这些难题带来了曙光。
传统财务档案管理痛点剖析
-
归档之困
传统财务归档工作，宛如一场漫长而繁琐的“拼图游戏”。财务人员需要耗费大量时间，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。在这场“游戏”中，财务人员不仅身心俱疲，而且工作效率低下。 -
查找之难
纸质档案就像被囚禁在时间和空间牢笼里的“囚犯”。查找一份档案，往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效率的查找方式，严重影响了企业的决策速度和工作效率。 -
成本之高
大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，同时还需要配备专人进行管理。这无疑增加了企业的运营成本。 -
合规之忧
纸质档案管理办法在电子原文件长期保存和数据安全方面存在明显不足。无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
此外，传统财务档案管理还存在数据混乱、存储成本高、工作效率慢、档案利用困难等问题。例如，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力；实物档案资料的存储占用大量物理空间，且容易损坏；重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错；档案无法充分发挥其应有的价值。
合思档案：全面打通电子凭证会计处理全流程
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它就像一位智能的“档案管家”，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
-
自主采集与智能解析
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，能够自动切割大文件，对数电票进行自动化解析。这就好比给企业配备了一双“火眼金睛”，能够快速准确地识别和采集各类电子凭证。 -
智能关联与自动组装
该平台能够智能关联各类凭证，自动组装成完整的档案。同时，它还能进行四性检测、业务检测，并生成自定义版式文件。这就像一位技艺精湛的工匠，将零散的凭证组装成一件精美的艺术品。 -
精准权限管控与灵活扩展
合思档案具有精准的权限管控功能，能够对不同用户的访问权限进行严格控制。同时，档案目录可以灵活扩展，满足企业不断变化的需求。此外，平台还具备水印管理功能，档号符合国标要求。 -
多维检索与一站式预览
在查询档案时，用户可以通过多维检索功能，快速找到所需的档案。同时，平台提供一站式预览服务，让用户无需在多个系统之间切换，即可查看档案的详细信息。此外，合思档案还支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。
合思档案核心功能亮点揭秘
-
便捷调阅与全生命周期管理
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。它涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。智能采集环节，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了电子凭证的快速采集。预归档服务则集成了多种服务和规则引擎，能够对采集到的凭证进行预处理。基础管理环节包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。档案服务则为企业提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，帮助企业更好地利用档案数据。 -
业务层与应用层的全面覆盖
业务层方面，合思档案涵盖了企业内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等。核算系统包括财务系统、资金系统等。应用层则包括辅助审计、证据方案库等功能。这使得合思档案能够满足企业不同业务场景的需求，为企业提供全方位的档案管理服务。 -
电子凭证处理与系统直联功能
合思档案具备电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能。文件传输涵盖了外部凭证、内部凭证等多方面。邮件短信涉及对公、对私等。系统直联实现了回单位签、解折XBRL等功能。这些功能的实现，大大提高了企业的财务工作效率，减少了人工操作的错误率。
企业使用合思档案的显著收益
-
自动化归档与高效利用
使用合思档案，企业可以实现自动化归档，告别繁琐的重复性工作。档案利用变得便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。这就像给企业的财务工作装上了一台高速运转的发动机，让企业的财务工作更加高效、精准。 -
成本节约与效率提升
合思档案能为企业带来显著的成本节约。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年总节约成本可达338,910元。这些节约的成本包括耗材成本、存储成本、人力成本等。同时，合思档案还能提升企业的工作效率，如归档效率、报销效率等。通过自动化处理，企业可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提升企业的竞争力。 -
档案合规性保障
在当前经济环境下，企业对档案合规性的要求越来越高。合思档案能够保障企业档案的合规性，确保企业的财务工作符合相关法规和标准。这为企业的稳健发展提供了有力的保障。
合思档案典型场景应用
-
日常财务工作处理
在企业日常财务工作中，涉及电子发票、银行回单、各类单据等的处理和归档。合思档案能够轻松应对这些场景，实现电子凭证的快速采集、处理和归档。同时，平台还能对这些档案进行有效的管理和利用，为企业的财务决策提供支持。 -
审计与税务检查场景
在审计和税务检查等场景下，对档案的调阅和查询要求较高。合思档案能够满足这些需求，如在审计时，可通过专用账号下载所需电子源文件，高效合规；在日常查询时，可一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这使得企业在面对审计和税务检查时，能够更加从容应对。
客户成功案例见证合思档案实力
众多企业通过使用合思档案取得了良好的效果。好想你健康食品股份有限公司，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云海肴节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%等。这些成功案例充分证明了合思档案的强大功能和显著效果。
合思档案凭借其强大的功能和显著的效果，已经帮助众多企业实现了财务数智化转型，提升了工作效率，降低了成本。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，访问www.hosecloud.com或拨打400 – 105 – 6505了解更多，开启财务数智化新征程，让有限更有效。
