在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”，在发展过程中积极寻求财务数字化转型之路。而合思档案的出现，为其带来了全新的解决方案，成功助力其实现快速档案查找，开启了高效财务管理的新篇章。
业务困局：传统档案管理的重重枷锁
- 档案散落难寻
金牌橱柜在业务发展过程中，会计档案管理面临着诸多挑战。在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印档案，然后进行手工匹配、组装、装订和上架，整个过程繁琐且效率低下。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，影响档案管理的准确性。 - 保管与存储难题
财务部门临时保管档案一年后，需要将其移交至综合档案管理部门。而存储环节则依赖于独立的档案室，专门存放纸质档案。这种传统的存储方式不仅占用了大量的空间，还增加了档案保管的成本和风险。一旦遇到自然灾害或其他意外情况，纸质档案很可能遭受损坏或丢失，给企业带来不可挽回的损失。 - 管理利用低效
在管理利用方面，金牌橱柜主要采用纸质档案管理方式。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，这一过程不仅耗时费力，而且难以保证查询的准确性和及时性。在需要快速获取档案信息时，这种低效的管理方式往往无法满足企业的需求，影响了企业的决策效率和业务发展。
合思妙方：构建高效档案管理新体系
- 统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案，打破了数据孤岛的局面。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，将其统一储存，并制定统一的标准和管理方式。这就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序和易于管理。统一存储不仅提高了档案管理的效率，还为后续的数据分析和利用提供了有力支持。 - 业务证据链完整：实现业财一体
合思帮助金牌橱柜搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务层面快速追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务活动，为企业的财务管理和决策提供了更加全面和准确的信息。通过完整的业务证据链，企业能够更好地控制风险，提高财务管理的透明度和合规性。 - 数据共享：一站式快速档案查找
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式快速档案查找。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，查询便捷高效。这种方式大大缩短了档案查询的时间，提高了工作效率，为企业的业务发展提供了有力保障。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
合思还实现了银行回单的无纸化管理。通过海量银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和安全性。同时，无纸化管理也符合环保理念，助力企业实现低碳运营。
方案落地：稳步推进数字化转型
合思运用其电子会计档案管理平台，逐步为金牌橱柜落地解决方案。通过开放式接口互联，实现了档案的自动采集，确保了档案数据的及时和准确。智能关联功能能够自动组装档案，提高了档案整理的效率。精准权限管控则保障了档案管理的安全性，只有授权人员才能访问和操作档案信息。多维检索功能使得快速档案查找成为可能，工作人员可以根据不同的条件进行查询，满足了多样化的需求。
成效显著：快速档案查找带来的效益提升
- 时间成本大幅降低
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和企业的整体运营效率。快速档案查找让企业在面对各种业务需求时能够更加迅速地做出响应，提升了企业的竞争力。 - 成本节省可观
预估每年节省总体成本30万以上。这主要得益于银行回单无纸化管理、档案整理和查询效率的提高等方面。成本的降低不仅为企业带来了直接的经济效益，还为企业的可持续发展提供了有力支持。企业可以将节省下来的资金投入到研发、市场拓展等核心业务中，进一步提升企业的实力。 - 档案合规性保障
档案合规性达到了100%。合思的解决方案严格遵循国家相关法律法规和企业内部管理制度，确保了档案管理的合规性。这为企业的稳定发展提供了坚实的保障，避免了因档案管理不合规而带来的法律风险和声誉损失。
金牌反馈：合思档案助力企业腾飞
金牌橱柜对合思档案给予了高度评价。合思档案帮助金牌橱柜解决了会计档案管理的难题，实现了档案数据的智能化管理。通过快速档案查找功能，提高了工作效率和准确性，为企业的数字化转型提供了有力支持。在合思的帮助下，金牌橱柜能够更加专注于核心业务的发展，提升了企业的市场竞争力。
行动号召：开启企业财务数字化之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的电子会计档案管理平台，体验快速档案查找带来的高效与便捷，开启企业财务数字化转型的新篇章。
