在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的新时代正加速到来。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，其旗下的合思档案已在众多企业的财务管理中崭露头角。以好想你健康食品股份有限公司为例，我们可以清晰地看到合思档案所带来的深刻变革，以及一套合规报销方案是如何在企业中发挥关键作用的。
好想你：辉煌背后的财务档案管理困局
红枣巨头的辉煌成就
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，超1000名员工共同奋斗，在全国开设了400多家门店，18家归档主体有条不紊地运转，2万多个零售网点遍布各地，每年更是产生3.6万多张凭证。如此庞大的业务规模和经营数据，彰显着好想你在行业内的卓越地位。
财务档案管理痛点重重
然而，在这辉煌成就的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着诸多棘手的问题。合规报销方案的缺失，让这些问题愈发凸显。
首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。每一张凭证都需要与相关的业务信息进行仔细核对，这个过程不仅繁琐，而且容易出现人为失误。一旦出现档案遗失的情况，后续的查找和补救工作更是难上加难，极大地影响了财务工作的效率和准确性。
其次是查找效率低下。纸质档案受到时空的限制，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，耗费大量的时间和精力。这种低效率的查找方式，不仅影响了日常工作的开展，也给企业的决策带来了一定的阻碍。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。随着业务的不断发展，档案数量的持续增加，管理成本也在不断攀升，给企业带来了不小的经济负担。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在当前的法律法规环境下，企业对财务档案的合规性要求越来越高。如果不能有效地解决电子文件的保存和安全问题，企业可能会面临合规风险，影响企业的正常运营。
合思档案：量身定制的合规报销方案
打破数据壁垒 实现便捷联查
合思深刻理解好想你所面临的困境，为其量身定制了一套合规报销方案。首先，合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将企业的财务数据进行整合和管理，使得财务人员可以实现一键联查。无论是报销凭证、业务单据还是相关的审批流程，都可以在一个平台上轻松查询和调用。这不仅提升了财务人员的工作效率，也为企业的合规报销提供了有力的支持。
在传统的财务管理模式下，财务人员需要在多个系统和文件中查找相关信息，不仅浪费时间，而且容易出现信息不一致的问题。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以快速准确地获取所需信息，大大提高了工作效率和准确性。例如，在进行报销审核时，财务人员可以通过一键联查功能，快速查看报销凭证的真实性、合规性以及相关的审批流程，确保每一笔报销都符合企业的规定和法律法规的要求。
自动组装档案 提升审计效率
合思档案的另一个重要优势是自动组装档案，为企业的审计工作提供了便利。在内外审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率。通过系统自动对档案进行分类、整理和组装，审计人员可以快速获取所需的审计资料，减少了人工查找和整理的时间。
同时，合思档案还提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能。审计人员可以随时查看档案的创建、修改和使用记录，确保审计过程的透明和可追溯。这不仅有助于提高审计的准确性和效率，也为企业的合规管理提供了有力的保障。在合规报销方案中，高效的审计流程是确保企业财务合规的重要环节。合思档案的自动组装和审计功能，为好想你等企业提供了一个可靠的解决方案。
实物高效管理 精准定位档案
除了电子档案的管理，合思档案还注重实物档案的高效管理。通过引入虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以准确地定位实物档案的位置。
在传统的纸质档案管理模式下，实物档案的查找和管理是一个难题。由于档案数量众多，存放位置不清晰，往往需要花费大量的时间和人力去寻找。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加简单和高效。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以快速获取档案的相关信息和存放位置。这不仅提高了档案的查找效率，也减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成效：合规报销带来的降本增效
大幅减少人工耗时
通过采用合思档案的合规报销方案，好想你取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的档案归档和查找工作，现在变得轻松快捷。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等。
以总部接收管理为例，减少了80%的管理耗时。在传统的管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和处理下属单位的财务档案。而合思档案的电子化管理模式，让总部可以实时接收和处理电子档案，大大提高了工作效率。
在借阅管理方面，也减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过线上平台提交借阅申请，审批通过后即可快速获取电子档案。这不仅提高了借阅效率，也减少了档案的磨损和遗失风险。
降低综合成本
除了减少人工耗时，合思档案的合规报销方案还为好想你带来了可观的成本节约。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要体现在档案管理的空间成本、人力成本和纸张成本等方面。
随着电子档案的广泛应用，企业不再需要大量的档案室来存放纸质档案，大大节省了空间成本。同时，电子档案的管理也减少了对人力的需求，降低了人力成本。此外，不再使用大量的纸张进行档案打印和存储，也节约了纸张成本，符合企业的绿色发展理念。
合思引领 开启财务数智化新征程
合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思，开启财务数智化新征程，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思档案的合规报销方案，亲身感受其带来的便捷和高效。
