合思助力动力源:人员出差管理数字化变革之路

合思助力动力源:人员出差管理数字化变革之路
在当今竞争激烈的商业环境中,财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的佼佼者,自1995年成立以来,在数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块取得了卓越成就,更是众多国际知名企业的设备主流供应商,产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月,动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力雄厚的企业,也在财务数字化的浪潮中面临着诸多挑战。而合思的出现,为动力源带来了全新的解决方案,尤其在人员出差管理方面,实现了质的飞跃。

动力源困境:人员出差管理迷雾重重

动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路,先后自建费控系统、采购管理系统等。然而,理想很丰满,现实很骨感。在人员出差管理等方面,整体流程依然复杂得像一团乱麻,系统壁垒高筑,与预期的数字化转型效果差距较大。

多系统操作体验犹如在荆棘丛中前行。员工进行出差申请时,需在各系统间频繁切换提交申请单,每一次切换都增加了操作的复杂性和时间成本。报销数据还需财务手工录入,发票验真等手工操作更是如同在雷区行走,极易出现假票等情况。这些基础性工作占据了员工和财务大量的时间和精力,使得他们无法将更多的精力投入到核心业务中。

系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后,让人员出差管理如同盲人摸象。同一个报销信息在多个系统分散管理,无法及时联动,财务制度难以落地实施。数据报表依赖手工统计,管理者无法实时掌握出差相关的数据信息,难以做出准确的决策。

动力源业务覆盖面广,业务人员高频深入全国各乡镇开展项目,出差成为工作的常态。这导致报销涉及事项和发票类型繁多,稽核工作繁琐复杂。不同类型费用支付方式不同,进一步增加了人员出差管理的难度。

合思妙方:精准破解人员出差管理难题

面对动力源在人员出差管理等方面的困境,合思凭借其专业的能力和丰富的经验,为动力源量身定制了一套全面的解决方案。

在系统集成方面,合思如同一位技艺高超的工匠,将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时,将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步,实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同打通了企业数据的任督二脉,让人员出差管理相关的数据能够顺畅流通。

无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。对于业务人员的出差消费,实现了免垫资、免开票,极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控,确保每一笔消费都合规合理。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。这一系列自动化操作,让人员出差管理的财务流程变得简洁高效。

合思强大的系统连接能力,为人员出差管理的数据流转提供了有力保障。Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统,打破了数据流转的壁垒。在实际应用中,待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计效率。

严谨实施:人员出差管理变革稳步推进

合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作,在人员出差管理等方面的解决方案实施过程严谨有序,历经了多个阶段。

项目准备阶段,合思团队深入了解动力源的业务需求和现状,尤其是人员出差管理的痛点和难点,为后续的方案设计和实施奠定了坚实的基础。

蓝图设计阶段,合思结合动力源的实际情况,精心设计了系统集成和无需报销流程的蓝图。在系统集成过程中,逐步完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步,确保基础数据和业务数据的准确对接,为人员出差管理的数据流通提供了保障。

系统实现上线准备阶段,合思团队对系统进行了全面的测试和优化,确保系统的稳定性和可靠性。对于无需报销的流程,进行了详细的设置和优化,确保消费合规、财务对账和结算的自动化,提升人员出差管理的效率。

功能测试阶段,对系统的各项功能进行了严格的测试,确保系统能够满足动力源在人员出差管理等方面的需求。内部运维阶段,合思为动力源提供了专业的运维支持,保障系统的正常运行。

显著成效:人员出差管理焕发出新活力

动力源实施合思解决方案后,在人员出差管理等方面取得了显著的成果与效益。

多系统集成让数据实现了互通,操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周,效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款,减少了资金压力,同时也提高了员工的工作积极性。

会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来,能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。

员工申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大缩短了员工填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。员工因公出差消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资,让员工出差更加轻松自在。

财务审批有了依据,费控更加合规,结算更加统一。从手动制作单据到智能制单,节省了大量的时间和精力,让财务工作更加高效准确。

高度认可:人员出差管理合作赢得赞誉

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示,面对复杂的人员出差管理等需求,合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始,未来还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。

在当前企业都在寻求财务数字化转型的大背景下,如果您的企业也面临着人员出差管理等财务数字化转型的挑战,不妨选择合思。合思将帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营,让有限的资源发挥更有效的作用。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案,开启企业财务数字化转型的新篇章!

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captaincaptain
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