在企业的财务管理中，会计文件存档是一项至关重要却又常常令人头疼的工作。好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。而合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其推出的合思档案管理平台，在会计文件存档领域展现出了强大的实力。今天，就让我们以好想你为例，看看合思档案是如何帮助企业解决财务痛点，实现降本增效的。
业务迷宫：好想你会计文件存档之困
好想你作为一家具有较高品牌价值的企业，品牌价值达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体以及2W + 零售网点，每年产生3.6W + 的凭证数。如此庞大的业务规模，使得会计文件存档工作面临着诸多挑战。
在现状方面，财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程繁琐且低效，极大地消耗了财务人员的精力。
而痛点更是明显。首先是归档难，在大量的文件资料中，档案遗失情况难以避免，一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将耗费更多的时间和精力。其次是查找慢，传统的存档方式无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，当企业需要某份会计文件时，往往需要花费大量时间在堆积如山的文件中寻找。再者是成本高，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，不仅需要专门的档案室来存放文件，还需要安排专人进行管理和维护。最后是不合规，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这在日益严格的财务监管环境下，给企业带来了潜在的风险。会计文件存档的难题，如同迷雾一般笼罩着好想你。
破局之钥：合思档案解决方案
面对好想你在会计文件存档方面的困境，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。
– 数据同源：打破会计文件存档壁垒
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过该平台，财务人员可以便捷地利用数据，实现一键联查。这意味着在进行会计文件存档和查询时，财务人员无需再在不同的系统和文件中来回切换，大大提升了工作效率。例如，当需要查询某笔业务的相关凭证时，只需在平台上轻轻一点，就能快速获取与该业务相关的单据、发票、回单等所有信息，让会计文件存档和使用变得更加高效。
– 审计便捷：自动组装会计文件档案
合思档案实现了自动组装功能，在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式提升了审计效率，减少了审计过程中的繁琐环节。以往审计时，审计人员需要花费大量时间核对纸质文件和电子数据的一致性，而现在通过合思档案平台，审计人员可以直接在系统中获取准确的档案数据，快速完成审计工作，让会计文件存档更好地服务于审计工作。
– 实物匹配：高效管理会计文件实物
借助虚拟档案库房和二维码系统，合思档案实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，即可通过二维码定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，还减少了实物档案遗失的风险。比如，当需要查阅某份纸质会计文件时，通过系统查询到对应的电子档案，同时可以获取该纸质文件在虚拟档案库房中的位置信息，快速找到实物档案，让会计文件存档的实物管理更加有序。
落地之策：方案实施过程与步骤
合思档案解决方案的实施过程有条不紊，旨在为好想你打造一个高效的会计文件存档体系。
首先，利用合思档案平台，将各种财务数据进行整合和管理。这包括对单据、发票、回单和凭证等数据的收集、整理和存储，确保所有数据都能在平台上实现统一管理。通过数据整合，解决了数据分散、难以查询的问题，为会计文件存档提供了坚实的数据基础。
其次，建立虚拟档案库房和二维码系统。虚拟档案库房为电子档案提供了一个安全、有序的存储空间，方便财务人员进行管理和查询。而二维码系统则实现了电子与实物档案的一一对应，通过扫描二维码，可以快速获取实物档案的详细信息，实现电子与实物档案的匹配。这一过程就像是为每一份会计文件都贴上了一个独特的“身份证”，让档案管理更加精准和高效。
成效卓著：方案带来的成果与效益
通过实施合思档案解决方案，好想你在会计文件存档方面取得了显著的成果和效益。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的财务归档工作需要大量的人力投入，而现在借助合思档案平台，许多工作实现了自动化，大大减轻了财务人员的工作负担，让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。在以往的会计文件存档模式下，总部接收和管理基层单位的档案需要花费大量时间进行审核和整理，而现在通过合思档案平台，数据实现了实时共享和自动传输，总部可以快速获取准确的档案信息，提高了管理效率。
借阅管理减少了67%的管理耗时。借阅会计文件是企业日常运营中的常见需求，传统的借阅管理方式需要人工登记和查找，效率低下。而合思档案平台实现了借阅管理的信息化，借阅者可以在线申请借阅，管理员可以快速审批和定位档案，大大缩短了借阅流程，提高了借阅效率。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储空间和人力管理成本，以及提高了工作效率带来的间接成本降低。会计文件存档的优化，为好想你带来了实实在在的经济效益。
客户认可：好评见证合思档案实力
虽然文档中未提及好想你公司的具体评价与反馈，但从其他案例可以推测，使用合思档案后能实现降本增效、合规经营等目标，必然会获得客户的认可。合思档案通过解决企业在会计文件存档方面的痛点，帮助企业提升了财务管理水平，实现了财务数智化转型，为企业的可持续发展提供了有力支持。
携手合思：开启财务数智化新征程
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有专业的研发和服务团队。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前竞争激烈的经济环境下，企业对财务管理的要求越来越高。会计文件存档作为财务管理的重要环节，其效率和质量直接影响着企业的运营和发展。合思档案管理平台以其先进的技术和卓越的服务，为企业提供了一个理想的会计文件存档解决方案。
如果您的企业也在为会计文件存档问题而烦恼，不妨选择合思，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，免费试用合思档案管理平台，体验高效、智能的会计文件存档服务。让合思陪伴您的企业，走向更加辉煌的未来。
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