在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌无疑占据着重要的市场地位。然而，即使是这样实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。该教育服务品牌业务发展迅猛，犹如一辆高速行驶的列车，但财务系统却像是老旧的铁轨，难以与之匹配，导致财务管理效率低下，尤其是在费用预算控制方面面临着诸多挑战。北京合思信息技术有限公司敏锐地察觉到了这一问题，并为其量身定制了针对性的解决方案，帮助企业在费用预算控制和财务数字化领域迈出了坚实的步伐。
业务迷宫：客户的现状与痛点
该教育服务品牌在业务发展过程中，逐渐形成了多个业务系统和财务系统并存的局面。这些系统相互独立，宛如一座座孤岛，数据无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，就像是在茫茫大海中寻找一颗特定的珍珠。例如，电子发票的打印、查重和验伪工作，需要耗费大量的时间和精力，而且还浪费了大量的纸张，增加了企业的运营成本。
实物存档也是该企业面临的一大难题。大量的纸质档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的人力成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险，就像是一颗定时炸弹，随时可能影响企业的正常运营。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力，严重影响了工作效率。
在档案查阅方面，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率低下。这就好比企业拥有一座丰富的宝藏，但却无法高效地挖掘和利用其中的价值，在费用预算控制上也难以做到精准和有效。
智慧锦囊：合思的解决方案
针对该教育服务品牌的诸多问题，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这一方案就像是一把万能钥匙，能够有效解决企业在费用预算控制和财务数字化方面的难题。
该方案广泛连接异构系统，实现了 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。它就像是一个强大的整合器，能够将各个分散的系统数据整合在一起，为企业提供全面、准确的财务信息，从而更好地进行费用预算控制。
方案包括档案数据来源整合、接口传输、自动归档等功能，会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部和外部多种类型的档案。拥有强大的规则引擎自定义搭建，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息。这一系列功能就像是一个高效的财务管家，能够帮助企业快速、准确地管理财务档案，提高费用预算控制的效率和精度。
实施蓝图：合思的步骤规划
合思在实施解决方案的过程中，采取了一系列科学、严谨的步骤。首先，通过自动封装接口，连接自研 OA 等系统，实现档案数据的采集。这就像是搭建了一座数据桥梁，将各个系统的数据汇聚在一起，为后续的处理提供了基础。
采用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，确保数据的有效传递。这些方式就像是一条条数据高速公路，能够快速、稳定地将数据传输到指定的位置。
系统进行智能组单、四性检测等操作，完成自动归档，并对档案进行借阅、移交、鉴定、销毁等管理，同时进行权限监控。这一系列操作就像是一个严密的管理体系，能够确保财务档案的安全、有序管理，为费用预算控制提供可靠的数据支持。
成效斐然：取得的成果与效益
通过合思的解决方案和实施步骤，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这就像是为企业的财务工作装上了加速器，让各项工作能够更加高效地运转，在费用预算控制方面也更加得心应手。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以随时随地查询所需的档案信息，大大提高了工作的便利性和效率。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的解决方案不仅提高了工作效率，还优化了企业的人力资源配置，降低了人力成本，进一步加强了费用预算控制。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案提供存储空间，也减少了档案管理的人力和物力投入，实现了资源的优化配置，为费用预算控制做出了积极贡献。
客户盛赞：企业的评价与反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案和服务效果非常满意。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这充分说明了合思的解决方案得到了客户的高度认可，能够真正帮助企业解决实际问题，提升企业的财务管理水平和费用预算控制能力。
行动召唤：开启财务数字化新征程
如果您的企业也面临类似的财务数字化难题，尤其是在费用预算控制方面存在困扰，不妨选择合思的敏捷财务收支管理平台。它将为您提供专业、高效的解决方案，帮助您实现财务数字化转型，提升管理效能。
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