在当今数字化浪潮风起云涌的时代，企业数智化转型已然成为大势所趋。而电子会计档案管理，作为企业数智化转型中的关键一环，其重要性日益凸显。随着数电票的迅猛扩张，企业在档案管理方面遭遇了诸多难题，诸如纸质档案管理成本居高不下、合规风险如影随形等。在此背景下，北京合思信息技术有限公司的合思档案横空出世，为企业提供了一套领先的单套制电子会计档案管理解决方案，引领企业开启合规性文档管理的新篇章。
产品背景与行业痛点洞察
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数电票扩张下的新挑战
随着政策的大力推动，数电票如雨后春笋般快速扩张，企业在收票和开票环节迎来了全新的挑战。政策明确规定电子发票接收合法合规，但数电票有着特殊的管理要求，比如必须以XML格式进行存档等。这使得企业在档案管理方面需要投入更多的精力和资源，以确保符合政策规定。 -
纸电混合时代的多重困境
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管们承受着纸质档案管理成本高的压力，同时档案数据难以进行有效的分析和利用，这对企业的决策造成了一定的阻碍。财务人员则不得不手动整理大量的档案数据，工作枯燥乏味且效率低下。业务人员在报销流程中也备受繁琐手续的困扰，耗费了大量的时间和精力。 -
纸质档案的三大隐患
纸质档案管理不仅存在着高显性成本，如纸张、存储设备等费用，还伴随着高隐形成本，如人力成本、时间成本等。更为重要的是，纸质档案还潜藏着高合规风险，一旦出现档案丢失、损坏等情况，企业可能面临严重的法律后果。因此，企业急需一种高效、合规的档案管理解决方案，以应对这些挑战。
解决方案概述：满足多元角色需求
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为CEO/高管提供决策助力
合思档案为CEO/高管们提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案。通过合思档案，企业能够沉淀数据资产，将分散的档案数据进行整合和管理，为企业决策提供有力的数据支持。同时，合思档案能够保障企业的合规管理，确保企业在档案管理方面符合相关政策法规的要求。此外，合思档案还能提升财务档案的利用效率，助力企业实现决策的数智化，让企业在激烈的市场竞争中占据优势。 -
为归档员/财务减负增效
对于归档员和财务人员来说，合思档案无疑是他们的得力助手。合思档案可以提高他们的工作效率，减少手动整理档案数据的工作量，让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，合思档案能够实现数据的透明流转，确保档案数据在各个环节的准确性和及时性。通过合思档案，归档员和财务人员可以轻松完成档案管理工作，让档案管理变得更加简单、高效。 -
为外部审计提供便利
在外部审计方面，合思档案也有着出色的表现。合思档案能够实现档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以通过系统一键查询和借阅所需的档案资料，大大提高了审计工作的效率。同时，合思档案的可溯源性也为审计工作提供了有力的保障，确保审计结果的准确性和可靠性。
核心功能与优势：打造高效档案管理体系
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智能采集：多源数据轻松汇聚
合思档案具备强大的智能采集功能，支持多源采集方式。一方面，通过接口互联实现自主采集，能够与企业的各种业务系统进行对接，自动获取相关的档案数据。另一方面，还支持手动采集和自主补录，方便企业对一些特殊的档案数据进行录入。通过智能采集功能，合思档案能够快速、准确地收集企业的各类档案数据，为后续的档案管理工作奠定坚实的基础。 -
智能制档：规则引擎驱动高效组装
在智能制档方面，合思档案采用了先进的规则引擎，能够自动组装档案。通过字段映射，用户可以方便地查阅档案信息，提高了档案查阅的效率。同时，合思档案还提供了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性。通过智能制档功能，合思档案能够实现档案的快速、规范整理，提高档案管理的质量。 -
档案管理：精准管控灵活扩展
合思档案的档案管理功能具有权限管理精准管控的特点，企业可以根据不同的角色和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全性。同时，档案目录可以灵活扩展，企业可以根据自身的业务需求，对档案目录进行自定义设置。此外，系统还规范预置档号，方便企业对档案进行分类和管理。通过这些功能，合思档案能够实现对档案的精细化管理，提高档案管理的效率和水平。 -
档案应用：多维检索全场景利用
合思档案的档案应用功能十分强大，能够实现多维检索，用户可以根据不同的条件对档案进行查询，快速找到所需的档案信息。同时，合思档案还支持一站式预览穿透联查，用户在查阅档案时可以直接关联相关的业务数据，实现档案数据与业务数据的深度融合。此外，合思档案还实现了电子与实物档案高度融合的全场景数字化利用，让企业的档案管理更加智能化、便捷化。 -
大数据解决方案：海量数据高效处理
合思档案还提供了大数据解决方案，能够实现百亿级单据量的匹配关联和海量数据的秒级查询。通过大数据分析，企业可以深入挖掘档案数据的价值，为企业的决策提供更加精准的支持。同时，大数据解决方案还能够帮助企业及时发现档案管理中存在的问题，采取有效的措施进行改进，提高企业的档案管理水平。
应用场景与案例：见证合思档案卓越成效
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年单据量巨大企业的管理变革
对于年单据量达到2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合管理难度大、手工作业低效费力是他们面临的主要问题。合思档案的出现，为这类企业带来了全新的解决方案。通过合思档案，企业实现了业财一体，将业务数据与财务数据进行了有效整合，提高了数据的准确性和及时性。同时，合思档案还实现了管理自动化，减少了人工干预，提高了管理效率。最终，企业实现了降本增效的目标，在合规性文档管理方面取得了显著的成效。 -
集团型企业的标准化之路
对于共享中心统建的集团型企业来说，档案管理流程复杂、标准不统一是他们面临的难题。合思档案为这类企业提供了标准化的解决方案，帮助企业实现了档案管理标准的落地。通过合思档案，企业实现了合规存储，确保了档案数据的安全性和可靠性。同时，合思档案的应用还实现了低碳环保，减少了纸张的使用，符合企业的可持续发展战略。 -
企业数据价值的深度挖掘
还有一些企业在档案管理方面存在着低效、数据未有效利用等问题。合思档案帮助这些企业实现了统一储存，将分散的档案数据进行了集中管理。同时，合思档案还确保了业务证据链的完整，为企业的业务决策提供了有力的支持。通过合思档案，企业实现了数据共享和全生命周期管理，深入挖掘了档案数据的价值，为企业的发展提供了强大的动力。
众多知名客户，如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记等，都对合思档案给予了高度评价。他们的成功案例充分证明了合思档案在合规性文档管理方面的卓越能力和显著成效。
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，能够有效帮助企业解决电子会计档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。如果您的企业也面临着档案管理的困扰，不妨立即行动起来，免费试用合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号进一步了解合思档案，开启企业数字化档案管理的新篇章。
