在电子凭证数字化转型的浪潮汹涌澎湃，全流程无纸化时代的大幕已然拉开的当下，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其卓越的合思档案产品，为众多企业披荆斩棘，解决了财务档案管理的重重难题，成功实现了降本增效的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为鲜活案例，深度探寻合思解决方案的独特魅力与显著成效。
客户背景：红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，便在红枣行业深耕细作，于2011年成功在深交所中小板挂牌上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，麾下拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在财务档案管理领域，这一红枣巨头却面临着诸多棘手的痛点。首先是归档难题，财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在浩如烟海的财务资料中，稍有不慎就可能出现疏漏，而且档案遗失的情况也难以完全避免。这种低效的归档方式，不仅浪费了大量的人力，还增加了档案管理的风险。
其次是查找缓慢的问题。纸质档案受限于时间和空间的双重约束，无法实现实时调阅、多人同时借阅以及精准查找。当企业需要查询某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，不仅影响了工作效率，还可能延误重要决策的制定。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理，对存储空间和人力的要求极为苛刻。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅管理，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性挑战。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着信息技术的飞速发展，电子文件的重要性日益凸显，如果不能有效地管理电子文件，企业可能会面临数据丢失、泄露等风险，从而影响企业的正常运营。
解决方案：合思档案的智慧破局
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，为企业的档案管理带来了一场深刻的变革。
- 打破壁垒数据同源提升效率
合思通过先进的技术手段，打破了财务数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员在进行档案管理时，只需一键操作，就可以实现档案数据的联查。这种便捷的操作方式，大大提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加轻松地处理复杂的财务档案管理工作。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅操作繁琐，而且容易出错。而合思的解决方案，将所有的财务数据整合到一个统一的平台上，财务人员可以在一个界面上轻松地完成数据的查询和分析，大大提高了工作效率。
- 自动组装审计便捷
合思为好想你提供的解决方案还实现了档案的自动组装。在进行内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员对大量的纸质档案进行逐一核对，不仅工作量大，而且容易出现疏漏。而合思的自动组装功能，能够自动将相关的档案数据进行整合和分析，为审计人员提供全面、准确的审计依据。
通过这种方式，审计人员可以更加快速、准确地完成审计工作，减少了审计时间和成本。同时，自动组装功能还可以提高审计的准确性和可靠性，降低审计风险。
- 实物高效管理精准定位
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，大大提高了档案的查阅效率。
在传统的档案管理模式下，实物档案的查找往往需要人工在仓库中进行逐一查找，不仅效率低下，而且容易出现错误。而合思的虚拟档案库房和二维码技术，将实物档案与电子档案进行了一一对应，查阅者只需在系统中输入相关的查询条件，就可以快速定位到实物档案的位置，大大提高了档案的查阅效率。
显著成果：降本增效的有力见证
合思的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益，在多个方面实现了降本增效的目标。
在人工耗时方面，合思的解决方案使得人工耗时减少了90%。通过自动化的档案管理流程，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思的解决方案实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的档案信息，减少了信息传递的时间和成本。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。通过虚拟档案库房和二维码技术，查阅者可以快速定位到所需的档案，减少了借阅管理的时间和工作量。
在综合成本方面，预计每年可减少20万元。这主要得益于存储空间的节省、人力成本的降低以及档案管理效率的提高。通过减少纸质档案的存储需求，企业可以节省大量的仓库租赁费用；通过自动化的档案管理流程，企业可以减少人工成本；通过提高档案管理效率，企业可以减少因档案管理不善而带来的损失。
档案数字化实施的重要意义与展望
档案数字化实施在当今企业的发展中具有至关重要的意义。对于好想你健康食品股份有限公司来说，合思档案的成功应用，不仅解决了企业财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标，还为企业的数字化和绿色化协同转型奠定了坚实的基础。
在数字化时代，企业需要更加高效、精准地管理财务档案，以应对日益激烈的市场竞争。档案数字化实施可以提高企业的财务管理水平，增强企业的核心竞争力。同时，数字化档案管理还可以减少纸质档案的使用，降低企业的运营成本，实现企业的绿色发展。
合思档案在好想你健康食品股份有限公司的成功实践，充分展示了其在解决企业财务档案管理难题、实现降本增效方面的强大能力。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
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