在当今企业运营中，财务档案管理犹如一座无形的大山，压得企业各个层面的人员喘不过气来。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂、占用大量空间，且档案数据难以进行有效分析利用的困境。想象一下，巨额的纸质档案管理费用，堆积如山的档案占据着宝贵的办公空间，而这些档案中的数据却如散沙一般，无法为企业决策提供有力支持，这是多么令人头疼的问题。
财务人员也深受其害，面对海量的档案数据，他们不得不手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥繁琐，热情逐渐消磨殆尽。每一个数据的核对都像是一场漫长的马拉松，耗费着大量的时间和精力。
业务人员同样苦不堪言，出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交繁琐无比，浪费了大量的时间。繁琐的流程就像一道道关卡，阻碍着业务的高效开展。
除此之外，企业还面临着诸多成本和合规风险。高显性成本如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件粗糙导致的数据无法有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等方面。
面对这些棘手的问题，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的解决方案。
合思档案解决方案全景
合思档案提供了领先的单套制解决方案与六大场景解决方案，犹如一位全能的助手，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，它结合了实物流转和电轨运行，仅通过线上一套电子数据进行管理，就能够保证财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，就能做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能亮点
- 多源采集功能：数据获取的智慧之匙
基于跨系统数据集成要求，合思档案的多源采集功能提供了自动生成式Open API，实现快速集成。预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集和自主补录。此外，它具备单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割和自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，就像一个高效的收纳师，将各种数据有序地收集起来。 - 智能制档功能：档案管理的智能大脑
智能制档功能通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，如同一个智能的档案管家，高效地管理着企业的档案。 - 专用格式版式文件：档案存储的轻量变革
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，就像给档案穿上了一件轻便的外衣，让存储和管理更加轻松。 - 双模式检测方案：档案数据的安全卫士
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，如同一位严谨的卫士，守护着企业档案数据的安全。
合思档案用户收益解析
- CEO/高管：数智决策的强大助力
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。就像一位得力的军师，为企业的决策提供有力的支持。 - 归档员/财务：高效工作的得力助手
归档员和财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。就像有了一个高效的工作伙伴，帮助他们轻松应对繁琐的档案管理工作。 - 外部审计：便捷审计的新体验
对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。大大提高了审计工作的效率，就像开启了一条便捷的审计通道。
合思档案典型场景应用
- 共享调阅场景：精准查询的高效平台
共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有不同的查询方式和需求，就像一个精准的搜索引擎，让企业人员能够快速找到所需的档案信息。 - 数电票场景：全流程闭环管理的解决方案
数电票场景提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，涵盖获取、业务、入账、归档等环节。就像一个高效的流水线，让数电票的管理更加顺畅。 - 实物备查场景：实物档案管理的创新模式
在“纸电混合”阶段，实物备查场景基于会计档案原文件保管要求，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理。线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，就像一个智能化的仓库管理员，让实物档案的管理更加有序。 - 大数据场景：释放档案数据价值的引擎
针对数电票时代企业内外部电子数据爆发式增长的情况，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它包括支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等功能。就像一个强大的引擎，驱动着企业档案数据的高效利用。
合思档案客户成功案例展示
某企业年单据量高达2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟就能快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示凭证总量14W + 、单据总量50W + ，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用单套制管理方案后，实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用单套制管理方案后，统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了标准，统一了管理。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团存在低效的档案管理现状，采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，拥有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款电子发票管理系统 软件，能为企业提供全面的档案管理解决方案，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思在多地设有地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便与企业进行沟通和服务。如果您想进一步了解合思档案相关信息，可拨打咨询电话400 – 105 – 6505，也可通过网站www.hosecloud.com了解更多详细内容，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关服务和资讯。现在就来免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化之旅吧！
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