在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又颇具挑战的工作。好想你健康食品股份有限公司作为红枣行业的佼佼者，在财务档案管理方面也曾面临诸多难题。而合思为其提供的电子会计档案解决方案，也就是电子存档系统，成功助力企业实现了降本增效，下面就让我们一同深入了解这一成功实践。
枣业翘楚：好想你健康食品
好想你健康食品股份有限公司创立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的上市企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工以及400多家全国门店。这样庞大的企业规模，使得其财务档案管理工作的重要性愈发凸显。随着企业的不断发展，传统的纸质档案管理模式逐渐难以满足需求，各种问题也接踵而至。
档案困局：传统管理痛点重重
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归档之难：耗时易错风险高
在传统的财务档案管理模式下，归档工作犹如一场艰难的攻坚战。财务人员需要花费大量的时间去确认单据等的一致性，每一张单据都需要仔细核对，生怕出现任何差错。而且，纸质档案极易遗失，一旦档案丢失，不仅会给企业带来巨大的损失，还可能面临合规风险。每一次归档工作，都像是在走钢丝，小心翼翼却又时刻面临着危险。 -
查找之慢：时空限制效率低
纸质档案的查找受到时空的极大限制。当需要查阅档案时，往往不能实时调阅，需要花费时间去仓库寻找。而且，同时借阅多份档案也变得困难重重，精准查找更是如同大海捞针。在企业快速发展的今天，时间就是效率，这种低效的查找方式严重影响了企业的运营效率。 -
成本之高：空间人力负担重
大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的仓库来存放档案，这无疑增加了企业的租赁成本。同时，还需要安排专人进行档案的管理和维护，人力成本也随之上升。这些成本的增加，就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。 -
合规之险：数据安全难保障
纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面存在很大的漏洞。随着信息技术的不断发展，电子文件的使用越来越广泛，但纸质档案无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。一旦数据出现问题，企业将面临巨大的合规风险。
破局之钥：合思电子存档系统
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打破壁垒：数据同源便捷联查
合思的电子存档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以便捷地利用这些数据，通过一键联查功能，快速获取所需的信息。无论是单据的详细信息还是相关的财务数据，都可以在系统中轻松查询到。这就像是为财务人员打开了一扇通往信息宝库的大门，让他们能够更加高效地工作。 -
自动组装：审计高效精准
该电子存档系统实现了自动组装功能，为审计工作带来了极大的便利。以内审为例，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以更加精准地对数据进行审查，发现潜在的问题。这就像是为审计工作配备了一双锐利的眼睛，让每一个问题都无所遁形。 -
实物管理：虚拟库房精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思电子存档系统实现了电子与实物的完美匹配。查阅者可以通过系统快速定位实物的位置，无需在仓库中盲目寻找。这就像是为档案管理安装了一个精准的导航系统，让每一份档案都能被快速找到。
落地之路：系统实施有序推进
虽然文档未详细提及电子存档系统的实施过程与步骤，但我们可以推测，合思通过部署档案管理平台，进行了一系列有序的工作。首先是数据接入，将企业原有的财务档案数据导入到系统中。然后进行规则设置，根据企业的实际需求和管理要求，设置相应的归档规则和查询规则。最后进行系统调试，确保系统的稳定运行和各项功能的正常使用。这一系列的工作就像是在建造一座大厦，每一个环节都至关重要，只有做好每一步，才能确保大厦的稳固。
成效显著：降本增效成果斐然
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时间成本大幅降低
方案实施后，电子存档系统带来了显著的时间成本降低。人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的归档和查找工作上，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。这就像是为企业的财务工作按下了加速键，让企业的运营效率得到了极大的提升。 -
综合成本显著下降
除了时间成本的降低，电子存档系统还预计为企业减少综合成本20万元/年。通过减少仓库租赁成本和人力成本，企业的运营成本得到了有效控制。这就像是为企业节省了一笔巨大的开支，让企业在市场竞争中更具优势。
客户赞誉：电子存档价值凸显
虽然文档未提及好想你对该方案的评价与反馈，但从云海肴CFO的观点可以推测，使用合思的电子存档系统后，企业实现了财务资料的电子存储和检索，达成了业财融合、财务提效和合规降本的目标。电子存档系统就像是企业财务管理的得力助手，帮助企业解决了财务档案管理的难题，提升了企业的整体竞争力。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思的电子存档系统。合思将为您提供专业的财务数智化解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。现在就拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com，还可以免费试用我们的电子存档系统，亲身体验它的强大功能和卓越价值。
