在数字化浪潮如汹涌波涛般席卷各行各业的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业提升财务管理效率、实现降本增效的关键利器。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其独具优势的敏捷财务收支管理平台，已助力众多企业成功开启财务数字化转型的新篇章。接下来，我们将以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入探寻合思解决方案所带来的卓越成效，尤其聚焦于其在电子发票存储方面的突出表现。
教育品牌的财务难题困局
该世界 500 强旗下的教育服务品牌，在财务领域面临着重重困境。企业内部业务系统和财务系统繁多且各自为政，数据之间无法实现有效互通。这就如同一个个孤立的信息孤岛，使得结构化数据的提取变得异常艰难。
在电子发票管理方面，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。每一张打印出来的发票，不仅消耗着企业的资源成本，也与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。
实物档案的管理更是让企业头疼不已。实物存档需要占用大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了企业的人力成本。而且，档案损坏的情况时有发生，一旦档案损坏，企业就会面临合规风险，可能会在财务审计等环节遭遇诸多麻烦。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、附件、凭证等的装订要求极高，工作人员需要花费大量精力来完成这些工作，效率极其低下。此外，实物凭证与业务分散存放，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅时缺少留痕记录，也无法实现多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。电子发票存储在这样的环境下，也受到了极大的影响，难以实现高效、安全的管理。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案
针对该企业面临的诸多难题，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，在电子发票存储方面展现出了强大的优势。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS 以及实物档案等。合思通过 40 多种自动封装接口，广泛连接异构系统，实现了 0 开发成本介入。这意味着企业无需投入大量的人力、物力和财力去进行系统开发，就能够轻松地将各种数据源整合到一起，确保档案应收尽收，电子发票也能被准确无误地存储到系统中。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传。无论企业的电子发票是以何种形式存在，都能够通过合适的方式快速、准确地传输到合思的系统中。
在自动归档方面，合思的系统具备智能组单、四性检测等功能。智能组单能够自动将相关的发票、凭证等进行组合，提高归档的准确性和效率。四性检测则确保了电子发票等档案的真实性、完整性、可用性和安全性。系统全面管理电子档案和实物档案，涵盖了档案借阅、移交、鉴定、销毁等各个环节，并进行严格的权限监控。只有经过授权的人员才能对档案进行相应的操作，保障了电子发票存储的安全性。
会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等都在管理范围内。同时，合思强大的规则引擎可自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝对接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，电子发票存储也更加高效便捷。
实施合思方案后的显著成果
实施合思方案后，该企业在电子发票存储和财务管理方面取得了显著成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。电子发票存储在这样的系统中，查询和使用变得更加方便快捷。
档案多维度穿透查询功能，让工作人员可以从不同的角度对电子发票等档案进行查询。以电子借阅为主的方式，简便高效，减少了传统纸质档案借阅的繁琐流程。通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的纸质发票和档案寻找存储空间，也减少了档案维护的人力和物力投入。企业财务相关负责人有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，电子发票存储的管理也将更加完善。
合思凭借其专业的解决方案和强大的技术实力，成功帮助该世界 500 强旗下教育服务品牌破解了低效的会计档案管理瓶颈，补齐了财务数字化最后一块拼图。在电子发票存储方面，合思的方案为企业提供了高效、安全、便捷的解决方案，让企业能够更好地应对数字化时代的挑战。
在数字化转型的道路上，合思将继续以创新为驱动，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。如果您的企业也渴望提升财务管理效率，优化电子发票存储管理，实现降本增效，不妨立即联系合思，还可免费试用我们的产品，开启财务数字化转型之旅。联系电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
