在企业的运营管理中，财务文件管理方法是一项至关重要的工作，它不仅关系到企业的合规经营，还对成本控制和运营效率有着深远的影响。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效的。
红枣巨头的辉煌之路
好想你健康食品股份有限公司宛如一颗在红枣行业熠熠生辉的明珠。它成立于1992年，历经近三十年的风雨兼程，在2011年成功于深交所中小板上市。作为红枣行业的上市企业，好想你凭借卓越的品质和广泛的市场影响力，品牌价值高达154.21亿元。如今，公司拥有1000 + 员工，在全国开设了400 + 门店，业务规模宏大，影响力不容小觑。
传统财务文件管理方法的困境
作为红枣上市企业，好想你业务规模较大且具有广泛的影响力。然而，在财务文件管理方面，却面临着传统模式带来的诸多挑战。
目前，公司的财务归档主要依赖纸质档案。这种方式存在着诸多弊端。首先是归档难。财务人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性，在繁琐的纸质文件中逐一核对，稍有不慎就可能出现错误，而且纸质档案还容易遗失，一旦丢失，寻找起来更是难上加难。
其次是查找慢。受时间和空间的限制，财务人员无法实时调阅所需的档案。当遇到紧急情况需要查阅某份文件时，往往需要在堆积如山的档案中花费大量时间去寻找，严重影响了工作效率。
再者是成本高。纸质档案的管理对空间和人力都有很大的要求。需要专门的档案室来存放大量的纸质文件，这无疑增加了企业的租赁成本。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本也随之增加。
最后是不合规。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。在数字化时代，电子数据的安全性至关重要，一旦数据丢失或泄露，将给企业带来巨大的损失。
合思财务文件管理方法的创新之道
面对好想你在财务文件管理方面的困境，合思提供了一套行之有效的解决方案。
打破壁垒数据同源。合思的系统打破了传统财务文件管理中各数据之间的壁垒，实现了数据的同源。财务人员可以通过一键联查的方式，便捷地利用所需的数据。无论是会计凭证、发票还是其他相关文件，都可以在系统中快速找到，大大提高了工作效率。
自动组装审计便捷。以档案数据为标准，纸质数据为辅，合思的系统实现了自动组装功能。在审计过程中，系统可以根据预设的规则自动对档案进行整理和分类，审计人员可以更加高效地进行审计工作，减少了人工操作的繁琐和错误。
实物高效管理。借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的匹配。每个实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，就可以快速定位实物档案的位置。在查找实物档案时，只需在系统中查询电子档案，就可以知道实物档案存放在哪里，大大提高了实物档案的管理效率。
合思方案的实施步骤
合思档案系统的实施遵循着一套科学合理的逻辑。
首先是系统对接和数据采集。在这个阶段，合思的技术团队会与好想你的信息系统进行对接，确保能够准确地采集到所需的财务数据。同时，对采集到的数据进行清洗和整理，保证数据的准确性和完整性。
接着是根据业务需求配置关联规则和自动化流程。合思的专业人员会深入了解好想你的业务流程和财务文件管理需求，根据实际情况配置系统的关联规则和自动化流程。这样，系统就可以根据预设的规则自动完成一些繁琐的工作，如文件的分类、归档和提醒等。
最后是建立虚拟档案库房并进行实物与电子档案的匹配关联。在系统中建立虚拟档案库房，将所有的电子档案进行分类存储。同时，为每个实物档案贴上二维码，并与电子档案进行关联。通过这种方式，实现了电子档案与实物档案的一一对应，方便了档案的管理和查询。
显著的成果与效益
通过合思的财务文件管理方法，好想你取得了显著的成果和效益。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间在纸质档案的归档和查找上，而是可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。合思的系统实现了数据的实时传输和共享，总部可以更加及时地获取各部门的财务信息，提高了管理效率。
借阅管理减少了67%的管理耗时。在借阅档案时，通过系统可以快速办理借阅手续，并且可以实时跟踪档案的借阅情况，大大提高了借阅管理的效率。
预计每年减少综合成本20万元。通过节省空间成本、人力成本和提高工作效率，合思的方案为好想你带来了实实在在的经济效益。
客户的认可与好评
虽然文档中未明确客户评价，但从取得的显著成果效益可以推测，好想你对合思提供的方案是非常满意的。合思的财务文件管理方法帮助好想你实现了显著的降本增效，提高了财务工作的效率和合规性，为企业的发展提供了有力的支持。
开启财务文件管理新时代
如果你也面临类似的财务文件管理难题，不妨选择合思。合思的财务数智化解决方案，能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
通过合思的系统，企业可以告别传统财务文件管理方法的繁琐和低效，迎来更加便捷、高效、安全的财务文件管理新时代。如果你想进一步了解合思的解决方案，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com 。现在还可以免费试用合思的系统，亲身体验合思财务文件管理方法的魅力。
