在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型过程中也遇到了诸多难题，而合思凭借其先进的报销信息系统，为动力源解决了这些难题。
动力源财务困境：复杂报销信息系统的枷锁
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等报销信息系统。但随着时间的推移，这些系统的弊端逐渐显现。
整体流程复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型效果差距较大。员工在进行报销操作时，多系统操作体验极差，申请单需要在各系统间频繁切换提交，极大地浪费了时间和精力。而财务人员则要手工录入报销数据到系统中，发票验真、查重也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免，合规性难以保障。
系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广，报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐，这让动力源的财务数字化之路陷入了困境。
合思妙方：报销信息系统破局之道
针对动力源面临的诸多问题，合思提供了一套全面的解决方案，其报销信息系统成为了破局的关键。
– 系统集成无缝对接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思报销信息系统同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思报销信息系统进行同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，让数据能够自由流通。
– 无需报销创新体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
– 强大连接能力
合思报销信息系统的连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒，让动力源的各个系统能够协同工作。
精耕细作：报销信息系统实施之旅
合思团队深知要让报销信息系统在动力源顺利落地并非易事，因此采取了一系列严谨的实施步骤。
– 深入调研精准定位
合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了深入调研，全面了解其数据情况和管理需求。在此基础上，确定了系统集成的具体范围和方式，包括HR系统、BPM系统等的对接内容，为后续的实施工作奠定了坚实的基础。
– 数据迁移确保准确
进行基础数据的迁移和同步是实施过程中的关键环节。合思团队将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构以及BPM系统中的订单数据准确无误地迁移至合思报销信息系统。并且进行了多次测试，确保数据的准确性和完整性，为系统的稳定运行提供了保障。
– 员工培训提升能力
为了让动力源的员工能够熟练使用报销信息系统，合思团队对员工进行了培训。培训内容包括如何在系统中提交申请单、如何进行因公消费以及如何查看报销进度等。通过培训，员工能够更好地适应新的报销模式，提高工作效率。
– 密切沟通持续优化
在实施过程中，合思团队与动力源保持密切沟通，及时解决出现的问题。不断优化系统配置和流程设置，确保报销信息系统的稳定运行和流程的顺畅执行。
硕果累累：报销信息系统效益彰显
经过合思报销信息系统的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
– 操作体验革新效率飞升
多系统集成使得数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%，大大节省了员工的时间和精力。
– 会计减负成本降低
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
– 员工体验优化流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。
– 财务管控升级价值凸显
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够为企业的决策提供更有价值的支持。
动力源盛赞：报销信息系统未来可期
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思报销信息系统的高度认可和信任。
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