在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务。今天，我们将以动力源为例，深入展示双方的合作成果，探寻档案管理优化之道。
动力源：传统财务困境待破局
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业的佼佼者，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是多家国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，尽管投入了大量的精力和资源，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的转型目标差距较大。
到了2021年，动力源面临着诸多棘手的问题。多系统操作体验极差，员工在提交申请单时需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作流程严重影响了工作效率。财务人员则需要手工录入报销数据，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这导致假票、错票、重票的情况难以避免，档案管理优化迫在眉睫。
此外，系统的割裂使得数据分散，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这不仅导致财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，企业的决策如同在黑暗中摸索，难以做到精准高效。
合思方案：精准破局档案管理难题
面对动力源的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，在档案管理优化方面发挥了重要作用。
-
数据同步：打破孤岛畅通信息
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让信息在不同系统之间自由流动，为档案管理优化提供了坚实的数据基础。员工无需再在多个系统间切换，操作更加便捷高效，财务人员也能更轻松地获取准确的数据，提高档案管理的准确性。 -
无需报销：重塑商旅流程合规高效
合思提出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。同时，消费受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，从源头上保证了财务数据的合规性，有利于档案管理的规范化。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作不仅提高了财务处理效率，还使得档案管理更加有序，减少了人为错误和遗漏。 -
系统连接：打破壁垒加速流转
合思费控系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。在档案管理方面，使得不同部门、不同系统的数据能够及时整合，形成完整的财务档案，便于查询和管理。
实施步骤：稳步推进档案管理优化
为了确保解决方案能够顺利实施，合思制定了详细的实施步骤，逐步推进动力源的财务数智化转型和档案管理优化。
-
系统集成：数据共享基石
首先进行系统集成工作，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。通过精心的数据映射和接口开发，确保基础数据和业务数据能够实时共享。这一步骤为后续的业务流程优化和档案管理提供了准确、及时的数据支持，是档案管理优化的重要基石。 -
商旅引导：合规消费先行
在商旅出行方面，引导员工使用合思商城进行因公消费。同时，设置好申请单和差标管控规则，让员工在消费时能够清晰了解合规要求，确保每一笔消费都在合规的前提下进行。这样不仅规范了员工的消费行为，也为财务数据的准确性和档案管理的规范性提供了保障。 -
财务操作：流程自动化保障
财务人员按照系统设定的流程进行对账、审批、结算等操作。系统的自动化功能使得整个财务流程更加高效、准确，减少了人为干预和错误。财务人员可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上，而档案管理也在这一过程中实现了自动化和规范化，提高了档案的质量和可用性。
合作成果：档案管理优化成效显著
通过合思解决方案的实施，动力源在财务数智化转型方面取得了显著的成果，档案管理优化也成效斐然。
-
操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也减少了因报销流程繁琐而产生的抱怨。在档案管理方面，数据的及时、准确共享使得档案的整理和查询更加便捷，提高了档案管理的效率。 -
会计减负增效：成本显著节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等。同时，档案管理也从传统的手工模式向智能化模式转变，提高了档案管理的质量和安全性。 -
决策精准高效：告别“盲盒”模式
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力的支持。在档案管理方面，管理者可以根据实时的数据和分析结果，对档案的存储、利用等进行合理规划，提高档案管理的效益。
动力源反馈：合作开启美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的高度认可，也为双方的长期合作奠定了坚实的基础。在档案管理优化方面，合思的解决方案得到了动力源的肯定，未来双方有望在这方面进一步深化合作，取得更好的成果。
众多像动力源这样的企业在与合思合作后取得了显著的成果，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是档案管理优化的困扰，不妨选择合思。现在，您可以免费试用合思的财务数智化解决方案，开启企业财务数智化转型和档案管理优化的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
