合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。面对这些要求，企业急需一款专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。其旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，是一款强大的数字化合规工具，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，助力企业应对挑战，实现财务档案管理数字化转型。

企业档案管理痛点剖析

• 成本重压下的低效困局
  在当前市场形势下，企业在档案管理方面面临诸多痛点。企业高管首先面临着纸质档案管理成本巨大的问题。纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策过程中，无法从档案数据中获取有效的支持，降低了决策的科学性和准确性。

• 财务人员的繁琐困境
  财务人员则被海量的档案数据所困扰。档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地降低了工作热情和效率。这不仅影响了财务工作的及时性，还增加了出错的风险。

• 业务人员的流程之殇
  业务人员也面临着报销流程繁琐的问题。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程耗费大量时间和精力。这使得业务人员无法将更多的时间和精力投入到核心业务中，影响了企业的业务发展。

• 高成本与高风险并存
  企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。这些问题严重制约了企业的发展，而合思档案作为一款专业的数字化合规工具，正是解决这些问题的关键。

合思档案的整体解决策略

• 管理与服务融合之道
  合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它与企业携手，碰撞出协作的价值，为不同角色提供针对性解决方案。

• 为不同角色量身定制
  对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过对档案数据的有效管理和分析，为企业决策提供有力支持。对于归档员/财务，它可以提高工作效率，实现档案数据同源和全流程透明流转。减少了繁琐的手动操作，提高了工作的准确性和及时性。对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，提高了审计工作的效率和准确性。

• 多场景解决方案
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。它遵循国家政策要求，符合电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，是企业财务档案管理的可靠数字化合规工具。

合思档案核心模块揭秘

• 大数据解决方案：释放数据价值
  大数据解决方案是合思档案的核心模块之一。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。通过对海量数据的快速处理和分析，企业能够更好地把握业务动态，做出更明智的决策。

• 档案扩展解决方案：灵活管理档案
  档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是何种类型的档案，都能在合思档案的管理下有序进行。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这为企业的财务安全提供了有力保障，确保企业在合规的轨道上运行。

• 共享调阅解决方案：便捷查询档案
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。无论是内部员工还是外部审计人员，都能快速准确地获取所需档案信息。

合思档案的竞争优势凸显

• 显著降本增效
  合思档案作为一款数字化合规工具，具有显著的降本增效优势。它能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案管理合规不打印，助力双碳目标落地。在当前经济环境下，这对于企业降低运营成本、提高经济效益具有重要意义。

• 广泛连接能力
  合思档案拥有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。通过与不同系统的连接，实现了数据的共享和流通，提高了企业的整体运营效率。

• 100%自动归档
  强大的规则匹配能力使合思档案能够最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还降低了出错的风险，确保档案管理的准确性和及时性。

• 灵活承接与持续迭代
  合思档案满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。在不断变化的市场环境和政策要求下，始终保持先进性和适应性，为企业提供可靠的支持。

合思档案成功案例展示

• 案例一：高效管理年单量大企业
  某企业年单据量达2.6亿，使用合思档案前，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，大大提高了工作效率。

• 案例二：助力重型装备制造商标准化
  某世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年。

• 案例三：实现多系统数据互联企业档案统一
  某多系统数据互联企业，档案管理低效，会计档案散落各系统。使用合思档案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年。

• 案例四：简化民办教育集团会计管理流程
  某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。采用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

合思完善的服务体系保障

• 服务网络广泛覆盖
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这确保了企业无论身处何地，都能享受到及时、专业的服务。

• 技术与安全保障
  合思拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。这些资质为产品和服务提供了技术和安全保障，让企业使用更加放心。

• 多渠道便捷联系
  合思提供多渠道的联系方式，包括地点覆盖北京、上海等多个城市，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序二维码等。方便客户咨询和获取服务，及时解决遇到的问题。

• 坚持客户至上原则
  合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。始终以客户的需求为导向，不断优化产品和服务。

在政策推动、合规要求以及当前经济环境下帮助企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的数字化合规工具，通过提供多种解决方案和功能模块，解决了企业档案管理痛点，实现了档案合规、降本增效、数据共享和全生命周期管理等目标。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，能为不同行业、不同规模的企业带来实际价值。合思完善的服务体系为企业提供了全方位的支持和保障，确保企业在使用合思档案过程中能得到及时、专业的服务。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨免费试用，开启企业财务档案管理数字化转型之旅。