在当今数字化浪潮的推动下，国家正大力推进电子凭证的数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启了全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
然而，企业在电子凭证数字化转型的道路上却面临着重重挑战。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同部门之间的协同工作困难重重，而且电子凭证还存在易丢失的风险，这些问题就像一道道数字鸿沟横亘在企业面前。调研结果显示，虽然企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有一定的了解，但仍有34.2%的受访者在使用不符合要求的JPG格式发票。大部分企业在会计凭证存储方面，依旧停留在传统的纸质档案阶段，合规风险难以得到有效控制。
随着电子发票试点的不断推广以及电子凭证会计数据标准的发布，企业财务管理数字化转型已经是迫在眉睫。但现实情况是，大部分企业的发票报销流程和财务运作模式远远滞后于国家政策的推进步伐。从国家政策的推进速度来看，企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型时间紧迫，且无法在短时间内完成，需要提前做好充分的应对准备。
国民零食巨头的财务困局
有这样一个国民经典零食品牌，它已经畅销了30余年，销售版图覆盖全国。其供应链极为复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，整个流程繁杂且效率低下。
在差旅管理方面，该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求又极高。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后进行人工记账。这种方式不仅耗费大量的时间和精力，还使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的工作中，难以释放财务的真正价值。
同时，该企业在差旅管理上事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本一直居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这无疑增加了企业的运营成本。
在会计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力和物力浪费。企业急需一套有效的解决方案来解决这些财务痛点。
合思电子归档方案破局而出
面对该零食品牌的财务困境，合思为其量身定制了一套电子归档方案，即无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可以在合思商城进行订购，也可以通过TMC进行订购。消费完成后，系统会自动生成对账单，方便后续的核对和管理。这种方式让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了员工的消费体验和工作效率。
在财务核算和记账方面，合思提供了对账结算中心。线上部分，企业可以统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下部分，统一开票后进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，大大提高了财务核算和记账的效率。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。该电子归档方案具有多源采集的特点，能够智能制档、实现实物档案混序归档，并对档案借阅进行全线上化管理。
电子归档方案带来的显著成效
该零食品牌在采用合思的电子归档方案后，取得了显著的成果。
在费用节约方面，年度节约了200万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务入账效率提升了60%。
在业财融合方面，实现了业财的有机连接。电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。合思的电子归档方案打通了12个系统，完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链，确保了财务数据的准确性和可靠性。
在管理效率提升方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，该方案实现了智能关联，凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
电子归档方案引领企业财务数字化未来
合思的电子归档方案为企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化管理，为企业的发展提供了有力支持。在电子凭证数字化转型不断推进的背景下，企业将迎来更多的机遇和挑战。合思将持续创新，不断优化电子归档方案，为企业提供更优质的产品和服务。
众多企业已经通过合思的电子归档方案实现了财务数字化转型，取得了显著的成效。其他企业应抓住机遇，积极行动起来。合思为企业提供免费试用的机会，还有灵活的定价模式和强大的集成能力。其专业的客户成功团队能够为企业提供全方位的服务保障，是企业财务数字化转型的理想选择。
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