在数字化浪潮的席卷之下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，也就是我们所说的费用归档系统。基于该费用归档系统在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE 幻师也存在类似的困扰。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达 2 月，电子会计凭证文件无法有效管理手段等问题，严重影响了企业的运营效率。
云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等痛点。而金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，整理需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管需财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案管理；存储需独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。
合思费用归档系统解决方案策略
合思费用归档系统实现全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
以政策为导向，该费用归档系统聚焦财务档案助力多个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。同时，推出全新“单套制”解决方案，深耕企业“单套制”落地最佳实践。电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。
费用归档系统核心模块揭秘
合思费用归档系统的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。其电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）共同助力智能采集。
档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过先进的技术手段，确保档案的准确性和规范性。
档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
费用归档系统竞争优势突显
合思费用归档系统具有显著的竞争优势。自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用该费用归档系统后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。
该费用归档系统助力企业实现业财一体化&无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效。
费用归档系统成功案例展示
合思费用归档系统在不同行业都取得了显著的应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用该费用归档系统后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统（即费用归档系统）后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
云南菜品牌连锁经营通过该费用归档系统实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超 30 万元，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。
合思服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。在全国 22 个城市设有直营服务网络。通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思费用归档系统全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动我国电子凭证数字化转型。该费用归档系统助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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