在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，便以卓越的品质和创新的设计闻名遐迩。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同发展，6000多名员工齐心协力，共同书写着金牌橱柜的辉煌篇章。如此庞大而复杂的企业架构，在财务管理尤其是档案管理方面，面临着诸多挑战。而合思提供的智能财务解决方案，犹如一场及时雨，为金牌橱柜的数字化转型注入了强大动力。
业务迷局：传统档案管理的痛点困境
在传统的财务管理模式下，金牌橱柜的会计档案管理犹如一座混乱的迷宫。在整理环节，会计档案像散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以整合利用。工作人员需要逐一打印凭证、手工匹配单据、精心组装成册、仔细装订整齐，最后小心翼翼地将其上架存放。这一系列繁琐的操作，不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现人为错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。
保管环节同样令人头疼。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的交接和流转过程中存在诸多不确定性，容易造成档案的丢失或损坏。
存储环节，独立的档案室虽然看似专业，但却只能存放纸质档案。随着企业业务的不断拓展，纸质档案的数量呈几何级数增长，有限的存储空间变得捉襟见肘。同时，纸质档案的保管成本也在不断攀升，包括存储设备的购置、维护以及人力成本等。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，如同大海捞针，不仅耗费大量时间，而且难以保证稽查的准确性和全面性。这种传统的档案管理模式已经无法满足金牌橱柜快速发展的需求，成为企业数字化转型道路上的绊脚石。
破局之道：合思智能财务解决方案闪亮登场
面对金牌橱柜在档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套智能财务解决方案。
统一存储是这套方案的核心亮点之一。合思打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得有序而易于管理。通过统一存储，金牌橱柜可以更加高效地利用档案数据，为企业的决策提供有力支持。
业务证据链完整也是合思解决方案的一大优势。合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务的角度出发，全面了解财务数据的来龙去脉，实现财务与业务的深度融合。在稽查和审计过程中，完整的业务证据链可以提供有力的支持，确保企业的合规经营。
数据共享，一站式查阅是合思解决方案的又一特色。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。这不仅大大提高了工作效率，而且降低了人工成本。
银行回单无纸化是合思解决方案的一大创新。海量的银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，而且提高了数据的准确性和及时性。同时，无纸化管理也符合企业低碳运营的理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
实施蓝图：智能财务解决方案的落地之路
合思智能财务解决方案的实施过程，就像一场精心策划的战役，每一个环节都紧密相连，环环相扣。
在档案数据收集阶段，合思档案通过开放式接口互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，对于数电票，系统会进行自动化解析。这一系列智能化的操作，确保了档案数据的准确、完整和及时收集。
在匹配组装阶段，合思利用智能关联、自动组装功能，对金牌橱柜的凭证、单据等进行匹配组装。同时，系统还会进行四性检测、业务检测，保障数据的合规性。这就好比为档案数据加上了一道安全锁，确保了数据的质量和可靠性。
在档案管理阶段，合思凭借精准权限管控和灵活扩展的档案目录，对金牌橱柜的档案进行有效管理。不同的用户可以根据自己的权限访问相应的档案信息，确保了档案数据的安全性和保密性。同时，灵活扩展的档案目录可以根据企业的业务发展需求进行调整，满足了企业不断变化的管理需求。
在档案利用阶段，合思提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，方便金牌橱柜对档案的利用。工作人员可以通过多种方式检索所需的档案信息，实现一站式预览和在线借阅，大大提高了工作效率。同时，异构系统联查功能可以让企业在不同的系统之间实现数据的共享和交互，打破了信息壁垒。
成效显著：智能财务解决方案带来的变革
经过一段时间的实施，合思智能财务解决方案在金牌橱柜取得了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。以前需要花费大量时间和精力进行的手工匹配工作，现在通过系统的智能关联和自动组装功能，瞬间即可完成。这不仅提高了工作效率，而且降低了人工成本。
在档案查询方面，耗时减少了80%。工作人员无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找所需信息，只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息。这大大提高了工作效率，让工作人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在成本节省方面，预估节省总体成本30万+/年。通过银行回单无纸化管理、减少纸质档案的存储和保管成本等措施，企业的运营成本得到了有效控制。同时，工作效率的提高也为企业带来了更多的经济效益。
在档案合规性方面，实现了100%的合规。合思智能财务解决方案通过严格的四性检测、业务检测等措施，确保了档案数据的准确性和完整性。同时，完整的业务证据链也为企业的合规经营提供了有力支持。
高度赞誉：金牌橱柜对合思解决方案的认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思的智能财务解决方案有效解决了公司档案管理的难题，大幅提高了工作效率，降低了成本，提升了档案合规性，为公司的数字化转型提供了有力支持。在合思的帮助下，金牌橱柜的财务管理更加规范、高效，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
行动号召：开启智能财务转型之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临档案管理难题，不妨选择合思的智能财务解决方案。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启免费试用，开启财务数智化转型之旅。让合思与您携手共进，共创美好未来！
