合思档案：破解电子票据处理难题，开启企业财务数字化新篇

在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

处于纸电混合时代的企业，面临着诸多财务档案管理痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复且耗时；业务人员报销纸质票据流程繁琐，浪费大量时间。同时，企业还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保财务档案管理合规，实现企业全面数字化。由此可见，企业迫切需要专业的电子票据处理解决方案来应对这些难题。

合思档案：全场景档案管理专家

合思档案作为专业的电子会计档案管理平台解决方案，宛如一把万能钥匙，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案让档案管理变得轻松便捷。它实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则赋予企业更大的自主性。它可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案为财务合规保驾护航。它通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。还创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能全景：采集制档管理应用无缝衔接

• 多源采集：数据汇聚畅通无阻
  在电子票据处理过程中，多源采集是第一步。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
• 智能制档：高效整合数据链条
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
• 档案管理：精细管控灵活扩展
  合思档案的档案管理功能十分强大。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
• 档案应用：多维查询一站式体验
  档案应用方面，合思档案同样表现出色。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

合思档案核心亮点：大数据合规扩展融合优势尽显

• 大数据处理：海量数据高效运作
  合思档案具备强大的大数据处理能力。其大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。
• 合规保障：双模式检测护航财务
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为合思档案的合规性提供了有力保障。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
• 灵活扩展：按需定制持续迭代
  合思档案具有灵活承接、持续迭代的能力。它满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，支持自定义创建用户管理角色、档案目录分类等，具有很强的灵活性和扩展性。
• 纸电融合：创新管理便捷利用
  合思档案实现了电子与实物档案高度融合。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。查询电子档案即可定位实物档案位置，线上虚拟库房可视化监控档案室。

合思档案价值赋能：不同角色各得其所

• CEO/高管：数智决策降本增效
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。它能借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
• 归档员/财务：高效工作轻松管理
  归档员和财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
• 外部审计：在线审计便捷溯源
  对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
• 企业整体：降本增效数据增值
  从企业整体来看，合思档案能显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型场景：费控报销查阅管理全面覆盖

• 企业费控报销：高效准确合规无忧
  在企业费控报销场景中，合思档案可以实现发票的自动采集、验签、解析，与报销单据、凭证等自动关联匹配，实现无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，提高报销效率，减少人工操作，确保财务数据的准确性和合规性。
• 档案查阅：多维查询便捷高效
  档案查阅场景中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示等。
• 实物档案管理：线上线下融合创新
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单等。
• 数电票管理：全流程闭环管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案成功案例：多方验证效果显著

某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家相关政策要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐等问题。使用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
海亮教育在使用合思档案前，老板要求实现财务办公室无纸化。使用后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

合思档案市场定位：领先优势差异化凸显

在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一。它创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。
合思通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和安全保障。
合思档案的单套制解决方案是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，符合我国电子文件管理模式调整的目标和方向，与传统的档案管理方式相比，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装等优势，能为企业提供更高效、合规、绿色的档案管理解决方案。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代创新，为企业提供更优质的服务和解决方案，推动电子会计档案市场的发展。

合思在全国多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业联系和了解产品。如果您想体验合思档案带来的便捷电子票据处理服务，不妨抓住机遇，点击免费试用，开启数字化档案管理新篇章。