在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。众多企业在这一转型过程中面临着诸多挑战，而合思的解决方案正如同一场及时雨，为企业带来了新的转机。接下来，我们将通过几个不同行业的典型客户案例，深入了解合思解决方案如何帮助企业解决会计档案归档等财务难题。
案例一：国民经典零食品牌的财务蜕变
某畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，在财务数字化转型方面有着迫切需求。该品牌拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，这样庞大的业务体系也带来了一系列管理难题。
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业务痛点剖析
管理流程跨多个系统，导致操作繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足核算精细化管理要求，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还无法释放财务的真正价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细灵活，使得差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。 -
合思解决方案
合思为该品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工进行差旅申请并通过业务审批后，可通过合思商城订购或TMC订购，同时生成相应对账单。在财务核算和记账方面，通过对账结算中心，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。 -
实施步骤
员工先进行差旅申请和业务审批，然后在合思商城或TMC进行订购，之后财务进行对账结算和记账操作，最后进行档案管理。 -
显著成果
该品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。 -
客户评价
该品牌财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，解决方案可供其他门店企业参考。
案例二：知名头部数字阅读品牌的财务升级
某知名头部数字阅读品牌，业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后，面临着数据分散等问题。
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业务痛点聚焦
数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效低下。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。 -
合思解决方案
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，审计通过，符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。 -
实施过程
该品牌按照合思的方案进行业财平台建设，逐步提升财务的准确性和及时性。 -
丰硕效益
增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。 -
客户反馈
该品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。
案例三：世界500强旗下教育服务品牌的财务革新
某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通，会计档案管理存在诸多瓶颈。
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业务困境分析
企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高。但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。 -
合思解决方案
该品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。 -
实施步骤
该品牌通过连接各种系统获取档案数据，利用多种接口传输方式，按照自动归档的流程完成会计档案管理的数字化转型。 -
卓越成效
加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升；财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。 -
客户评价
该品牌企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战，财务数字化转型已刻不容缓。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也在为会计档案归档等财务问题而烦恼，不妨抓住这次机会，选择合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。现在就点击免费试用，感受合思带来的全新财务体验！
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