在数字化浪潮席卷的当下，数字阅读领域的头部企业凭借其先进的技术和创新的模式，引领着行业的发展。这些企业在业务经营上高度数字化，为用户提供了便捷、高效的阅读体验。然而，在财务管理方面，却面临着诸多挑战。以一家知名头部数字阅读品牌为例，其业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后，尤其是在出差费用控制等方面存在不少问题。
这家企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，出差费用控制措施难以有效实施。每个财务月，企业的财务人员平均要处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。同时，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料时需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。
客户业务困局：出差费用控制难题凸显
该企业的业务规模不断扩大，出差活动日益频繁，然而出差费用控制措施却难以发挥作用。数据分散在各个系统，使得费用的统计和分析变得异常困难，无法及时发现费用超标的问题。业务流程的断裂也导致各个环节之间缺乏有效的沟通和协作，进一步加剧了费用管控的难度。
财务人员每月处理大量的单据，不仅耗费了大量的时间和精力，而且容易出现错误。打印和粘贴凭证的工作不仅效率低下，还造成了资源的浪费。在档案管理方面，纸质档案的存储和查找也给企业带来了很大的困扰，无法满足企业快速发展的需求。
合思方案：精准破解出差费用控制困局
合思推出的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的出差费用控制措施提供了有力的支持。该方案助力企业完成业财平台建设，能够保证财务准确性，使审计顺利通过，符合上市要求。
在提升财务及时性方面，该方案表现出色。结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，及时调整出差费用控制措施。
同时，该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，大大提高了员工的出差体验，也有利于企业更好地控制出差费用。
实施之路：稳步推进数字化转型
企业在面对众多选择时，构建了精细的系统服务商的选型模型，最终选择与合思合作。合思方案助力企业完成业财平台建设，实现了财务流程的数字化改造。
企业按照合思方案逐步推进消费、入账、归档等环节的数字化转型。首先，将业务流程与合思平台进行对接和整合，确保数据的顺畅流通。在消费环节，员工可以通过合思平台进行因公消费，系统自动记录相关信息。在入账环节，数据实时同步，财务人员可以及时进行账务处理。在归档环节，电子档案的生成和存储更加方便快捷，提高了档案管理的效率。
转型硕果：出差费用控制成效显著
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增效显著
通过合思方案的实施，企业在出差费用控制方面取得了显著的增效成果。实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提高了工作效率。档案整理效率大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，为出差费用控制措施的实施提供了有力的支持。 -
降本明显
在降本方面，合思方案也发挥了重要作用。减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，降低了出差费用。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。 -
合规保障
合思方案在合规方面也有出色表现。发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，确保出差费用控制措施符合法规要求。 -
先进理念
该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，体现了先进的管理理念。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的出差费用控制措施注入了新的活力。
客户心声：肯定与展望
引入合思产品后，该企业降低了差旅成本和档案管理成本，出差费用控制措施得到了有效实施。企业相关负责人表示，合思的解决方案为企业的财务管理带来了巨大的改变，提高了工作效率，降低了成本。未来，企业建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，进一步完善出差费用控制措施。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务管理的数字化转型势在必行。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，旨在简化报销流程，提高财务管理效率。它具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，能够有效帮助企业实施出差费用控制措施。
合思提供免费试用，有灵活定价模式，能根据企业规模和使用场景提供不同套餐选择和价格方案。它拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也想提升财务管理效率，有效实施出差费用控制措施，不妨来免费试用合思，开启财务数字化转型之旅。
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