合思档案：开启财务管理自动化新篇章

在当今纸电混合的时代，企业在档案管理方面面临着诸多棘手的痛点。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地空间大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一进行匹配核对，枯燥又繁复。业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐的折磨，大量时间都浪费在了这些流程上。

与此同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。比如，纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量惊人，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即使企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在，数据存储存在线下载体，这严重影响了企业财务档案管理的合规性以及全面数字化的实现。特别是到2025年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理面临着新的挑战，数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。

而合思档案解决方案，作为一款卓越的财务管理自动化工具，正是为解决这些痛点而生，能为企业提供全方位的档案管理支持，让企业告别档案管理的困境。

合思档案解决方案全景展示

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电轨运行时，仅需线上一套电子数据管理，就能确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

数电票解决方案为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。合思档案作为财务管理自动化工具，在这些方面展现出了强大的功能。

合思档案核心功能亮点剖析

• 多源采集功能：数据汇聚的智慧桥梁
  多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持手动采集、自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能让合思档案作为财务管理自动化工具，能轻松应对各种数据采集场景。

• 智能制档功能：高效制档的智能引擎
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。合思档案凭借这一功能，成为企业财务管理自动化的有力助手。

• 专用格式版式文件功能：轻量存储的创新之选
  专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。合思档案在这方面的表现，充分体现了其作为财务管理自动化工具的优势。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的坚实护盾
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。合思档案的这一检测方案，为企业财务管理自动化提供了可靠的保障。

用户使用合思档案的收益呈现

• 高管视角：数智决策与降本增效
  对于CEO/高管来说，合思档案这款财务管理自动化工具能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，它可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 财务人员视角：高效工作与透明管理
  归档员/财务人员使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计人员视角：便捷审计与高效沟通
  外部审计人员使用合思档案，可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。合思档案为审计工作提供了极大的便利，是一款实用的财务管理自动化工具。

• 企业整体视角：降本增效与全链路打通
  从企业整体来看，合思档案能够实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它补足了信息化建设空白，拉通业财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到有效提升。

合思档案典型场景应用展示

• 共享调阅场景：精准查询的智慧舞台
  共享调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有不同的调阅方式和需求。合思档案在共享调阅场景中的表现，彰显了其作为财务管理自动化工具的精准性和实用性。

• 实物备查场景：线上管理的创新实践
  在“纸电混合”阶段，实物备查场景基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。合思档案让实物档案管理变得更加高效，是企业财务管理自动化的重要体现。

• 大数据场景：数据挖掘的强大引擎
  在数电票时代，企业电子数据爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及安全的数据存储和多样的数据下载方式。合思档案在大数据场景中的应用，充分发挥了财务管理自动化工具的优势。

• 档案管理场景：灵活配置的管理利器
  合思档案在档案管理场景中具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段，对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。合思档案的这些功能，为企业档案管理提供了极大的灵活性，是一款优秀的财务管理自动化工具。

合思档案客户成功案例见证

• 某企业：业财一体与降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，关联次数多。合思档案作为财务管理自动化工具，帮助该企业实现了质的飞跃。

• 重型装备制造商：合规管理与成本节约
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等痛点。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案为该企业的档案管理带来了全新的变革，充分展现了财务管理自动化工具的价值。

• 某企业：数据集成与高效管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案帮助该企业解决了档案管理难题，是一款值得信赖的财务管理自动化工具。

• 民办教育集团：简化流程与高效查询
  中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案为该教育集团的档案管理带来了高效便捷的体验，是一款出色的财务管理自动化工具。

合思档案拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位、一站式的档案管理解决方案。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，选择合思档案都是企业数字化建设的明智之选。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验财务管理自动化工具带来的高效档案管理服务，不妨点击下方链接免费试用合思档案。