合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮的席卷下，电子会计档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代，企业的不同角色都面临着诸多难题。

企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地空间大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的困境。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。

传统档案管理不仅存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜来储存；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件不够精细，数据无法得到有效利用；同时还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案也可能因不可抗力而损坏。

即使企业在数字化推行过程中，通过OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一剂良方。

合思档案解决方案：解锁管理新范式

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业的业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，就能保证档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景进行财务合规检测，保障财务合规。

合思档案功能概览：智能管理全流程

合思档案的功能涵盖了多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理具备权限管理和精准管控的能力。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建和设置表单主键等。

档案应用实现了多维检索，能够满足多场景的查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，它提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查和相互追溯。

合思档案核心亮点：降本增效保合规

合思档案具有显著的降本增效作用。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，将检索效率提升90%，保证100%的管理合规性。企业可以彻底告别传统的手工归档方式，不打印档案，更有效地节约成本。

合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，它满足了相关政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。

合思档案具备灵活承接和持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求。它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，其自主研发的工具包具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代且接口开放。

合思档案价值体现：赋能不同角色

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。

企业使用合思档案可以实现业财融合，补足信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

合思档案典型场景：覆盖多样业务

在企业的日常报销业务中，合思档案可以对发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则进行梳理，将发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，保障财务合规。

在数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

对于实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标、到单、装盒、上架，集团共享，批量作业，极简管理，低碳环保等服务场景。

在企业进行审计工作时，合思档案可以提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试等应用，支持审计人员进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，实现档案外审在线化、可溯源。

合思档案成功案例：见证实际成效

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：差异化优势凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

与其他产品相比，合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它能够实现100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。它提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。同时，它拥有强大的数据处理能力，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

在数电票管理方面，合思档案具有优势，其自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，实现数电票全流程闭环管理。在档案证据链完整性检测方面，它也有独特优势，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景进行财务合规检测，保障财务合规。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理的需求将不断增长。合思档案将持续迭代升级，凭借其强大的功能、合规性和数据处理能力，为企业提供更优质的服务，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用。

企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案作为电子会计档案管理的合作伙伴，告别传统手工归档方式，享受数字化带来的高效、便捷和价值提升。如果您想进一步了解合思档案，可通过以下方式联系我们：我们在北京、上海、杭州等多地设有办公地点；联系电话为400 – 105 – 6505；网站是www.hosecloud.com；还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。现在点击免费试用，开启您的电子会计档案管理新体验！