在数字化浪潮汹涌澎湃的今天，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，众多企业在电子凭证的接收、报销、入账、归档等关键环节，犹如陷入迷雾森林，面临着诸多难以言说的痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，适时推出了合思档案平台，为企业的财务数智化转型点亮了一盏明灯，尤其在企业文件保管方面发挥着至关重要的作用。
产品背景与行业痛点：企业文件保管困境待解
在电子凭证数字化转型的大背景下，企业文件保管如同在荆棘丛中前行，面临着诸多难题。
首先是归档难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需花费大量时间仔细确认单据的一致性。每一张单据都要与相关的业务信息进行核对，过程繁琐且极易出错。而且，纸质档案的保管存在诸多不确定性，档案遗失的情况时有发生。一旦档案遗失，不仅会影响企业的财务核算和审计工作，还可能导致企业面临合规风险。
其次，查找困难也是企业文件保管的一大痛点。纸质档案受时空限制，如同深埋在地下的宝藏，难以快速找到。当企业需要查阅某份文件时，往往需要耗费大量的人力和时间在堆积如山的档案中寻找。而且，这种传统的查找方式效率低下，严重影响了企业的工作效率。
再者，成本居高不下是企业文件保管无法回避的问题。纸质档案的存储需要专门的空间和设备，如档案柜、档案室等，这些都需要企业投入大量的资金。同时，纸质档案的维护和管理也需要一定的人力成本。此外，纸质档案不满足数据安全和长期保存的要求，随着时间的推移，纸张会老化、褪色，导致文件内容模糊不清，给企业的文件保管带来了巨大的挑战。
解决方案概述：合思档案打通企业文件保管全流程
合思档案平台如同一位技艺高超的工匠，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业文件保管提供了全方位的解决方案。
打破壁垒，数据同源。合思档案平台打破了企业内部各部门之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。企业的各个业务系统可以与合思档案平台进行无缝对接，将电子凭证数据实时传输到平台上。这样，企业在文件保管过程中，无需再为数据的不一致性和重复性而烦恼，大大提高了工作效率。
自动组装，审计便捷。在企业文件保管中，审计是一项重要的工作。合思档案平台以档案数据为审计标准，实现了自动组装和审计便捷化。例如在好想你案例中，通过合思档案平台，实现了一键联查。审计人员可以快速查阅相关的文件和数据，大大提升了审计效率。同时，平台还提供了详细的审计报告和数据分析，为企业的财务管理提供了有力的支持。
实物高效管理。合思档案平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。企业的纸质档案可以通过扫描二维码与电子档案进行关联，方便企业对实物档案的管理和查找。这样，企业在文件保管过程中，不仅可以实现电子档案的高效管理，还可以确保实物档案的安全和完整。
核心功能与优势：合思档案为企业文件保管保驾护航
合思档案平台具有一系列强大的核心功能和显著优势，为企业文件保管提供了坚实的保障。
开放式接口互联，自主采集。合思档案平台拥有开放式接口，可以与企业的各种业务系统进行互联。企业可以根据自身的需求，自主采集电子凭证数据，并将其存储到平台上。这样，企业在文件保管过程中，可以实现数据的自动化采集和处理，大大提高了工作效率。
智能关联，自动组装。平台可以对采集到的电子凭证数据进行智能关联和自动组装。它可以根据企业的业务规则和档案管理要求，将相关的文件和数据进行自动分类和整理，形成完整的电子档案。这样，企业在文件保管过程中，无需再为文件的分类和整理而烦恼，大大提高了工作效率。
精准权限管控，档案目录灵活扩展。合思档案平台提供了精准的权限管控功能，企业可以根据员工的职责和权限，设置不同的访问权限。这样，企业在文件保管过程中，可以确保文件的安全性和保密性。同时，平台的档案目录可以灵活扩展，企业可以根据自身的需求，随时添加或删除档案目录。
多维检索，一站式预览。合思档案平台提供了多维检索功能，企业可以根据文件的名称、日期、类型等多种条件进行检索。同时，平台还提供了一站式预览功能，企业可以在平台上直接预览文件的内容。这样，企业在文件保管过程中，可以快速找到所需的文件，并进行查看和处理，大大提高了工作效率。
合思档案平台的优势不仅体现在功能上，还体现在成本节约方面。以一家北京大型制造业企业为例，该企业在使用合思档案平台后，年总节约成本达338,910元。这主要得益于平台的自动化归档功能，告别了重复性工作，提高了工作效率，同时也减少了纸质档案的存储和管理成本。
应用场景与案例：合思档案在多行业企业文件保管中大放异彩
合思档案平台广泛应用于食品、餐饮、家居、数字阅读、教育培训等多个行业，在企业文件保管方面取得了显著的成效。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过使用合思档案平台，减少了90%的人工耗时。平台的自动化归档和智能关联功能，让企业的文件保管工作变得轻松高效。同时，平台的精准权限管控和多维检索功能，确保了文件的安全性和可查找性。
在餐饮行业，COMMUNE幻师通过使用合思档案平台，纸张使用量减少了88%，年节约成本5000万元。平台的电子档案管理功能，让企业告别了传统的纸质档案管理方式，实现了文件保管的数字化转型。同时，平台的自动组装和审计便捷功能，大大提高了企业的财务管理效率。
在家居行业，金牌橱柜通过使用合思档案平台，档案匹配耗时减少了84%，预估节省总体成本30万+/年。平台的实物高效管理功能，让企业的纸质档案和电子档案实现了完美匹配，提高了档案的查找效率。同时，平台的开放式接口互联和自主采集功能，让企业可以轻松实现数据的自动化采集和处理。
合思档案平台凭借其强大的功能和显著的应用效果，在企业文件保管方面发挥着重要作用。它能帮助企业解决电子会计档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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